Содержание документа
Приемка накладных
DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
Для приемки документов войдите в систему и откройте закладку "Накладные" - "Получена от поставщика" (или "Приемка накладных") (см.рис. п.1):
Документы загружаются в систему переодически автоматически. При необходимости можно нажать на кнопку "ЕГАИС" (см.рис. п.2), чтобы запустить процедуру получения документов из ЕГАИС. Это позволит убедиться, что на текущий момент все накладные загружены в DocsInBox. Все непринятые накладные отобразятся в данном списке в статусе "Получена от поставщика". Статус накладной "Получена от поставщика" обозначается иконкой вопроса в первом столбце таблицы (см.рис. п.3).
Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку "Приемка" (п.1):
Для приемки необходимо проверить поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол.факт" (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец "Кол.пост."), если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок блока приемки (см.рис. п.3), нажмите "Сохранить".
Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из кнопок блока приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:
- Документ можно принять полностью без изменения количеств.
- Если по факту пришло меньше товара, чем в документе, то необходимо внести эти изменения в таблицу и нажать "Принять с недостачей".
- Также можно полностью отказать в приемке документа.
Принять больше товара чем указано в накладной поставщика нельзя, для этого необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.
После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура. В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка ответа в ЕГАИС.
Приемка накладных с продуктами
Приложение 1. Статусы накладных
| Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
|---|---|---|
| Получена от поставщика |  | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". |
| Ожидание ответа ЕГАИС |  | Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно. |
| Принята покупателем |  | Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки". |
| Обработана калькулятором |  | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko). |
| Загружена покупателю |  | Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko). |
| Отказ ЕГАИС |  | После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. |
| Аннулирована | | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
Приложение 2. Бизнес-процес обработки накладных
