DXBX.Инструкция по работе с DocsInBox

Версия документа: 2.0

Дата обновления инструкции: 07.04.2016

Содержание документа

1. Вход в DocsInBox

Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru

На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Войти". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить перейдя по ссылке "Забыли пароль?".

Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя:

2. Загрузка справочников в DocsInBox

DocsInBox имеет справочники данных:

1. Компании и Юридические лица
   Содержат данные компаний и их юридических лиц. Заполняется операторами сервиса при подключении новых участников обмена документами.
2. Контрагенты, Номенклатура, Склады
   Содержат данные конкретного юридического лица. Необходимы для сопоставления с данными входящих документов для импорта в учетную систему (в iiko) в терминах покупателя. Эти справочники могут быть только импортированы из iiko и не редактируются в DocsInBox.
   
   

Для импорта справочников нажмите на кнопку "Импорт" / "Импорт справочников" в списке документов (также кнопка импорта есть на форме самой накладной):

3. Получение документов от поставщика в DocsInBox

3.1 Появление новых документов

Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):

• из своих 1С систем с помощью модуля выгрузки из 1С;
• к нам на электронную почту в виде файлов;
• с помощью системы ЕГАИС;
• из своих учетных систем, используя собственные модули выгрузки и наше API.

Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" / "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.

3.2 Дубли документов

Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DXBX-1612345-01. В этом номере:

• DXBX - это код нашей системы. При выгрузке в iiko показывает вам, что документ пришел из DocsInBox.
• 16 - это год появления документа в системе.
• 12345 - это номер накладной в пределах вашего ЮрЛица и года.
• 01 - это версия этой конкретной накладной. 
  
  

В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:

В этом примере документ имеет одинаковые дату и номер (и разумеется поставщика) (см.рис. п.1), но разные суммы (см.рис. п.3). Понять, что это версии одного документа можно по его внутреннему номеру (см.рис. п.2):

• у него одинаковая первая часть "DXBX-1600036"
• разные номера версий в конце "-01" и "-02"

На форме самой накладной также отображается индикатор, что у документа есть дубли (см.рис. п.1): 

На красном индикаторе на закладке "Дубликаты" отображается количество версий документа. На этой закладке расположена таблица с самими версиями документа (см.рис. п.2), из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа имеет смысл аннулировать.

3.3 Аннулирование накладной

Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":

4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)

DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.

Для приемки документов войдите в систему и откройте закладку "Накладные" - "Получена от поставщика" (или "Приемка накладных") (см.рис. п.1):

Документы загружаются в систему переодически автоматически. При необходимости можно нажать на кнопку "ЕГАИС" (см.рис. п.2), чтобы запустить процедуру получения документов из ЕГАИС. Это позволит убедиться, что на текущий момент все накладные загружены в DocsInBox. Все непринятые накладные отобразятся в данном списке в статусе "Получена от поставщика". Статус накладной "Получена от поставщика" обозначается иконкой вопроса в первом столбце таблицы (см.рис. п.3).

Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку "Приемка" (п.1):

Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол.факт" (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец "Кол.пост."). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите "Сохранить".

Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:

1. Документ можно принять полностью без изменения количеств.
2. Если по факту пришло меньше товара, чем в документе, то необходимо внести эти изменения в таблицу и нажать "Принять с недостачей".
3. Также можно полностью отказать в приемке документа.

Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.

После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура "Приемка". В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка ответа в ЕГАИС. В документе будет зафиксирована таблица с фактическими количествами, статус приемки, дата приемки и приемщик:

Если накладная не ЕГАИС, она будет принята сразу и будет установлен статус "Принята покупателем". Если накладная - ЕГАИС, будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Ожидание ответа ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически, а также можно нажать кнопку "ЕГАИС" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:

• "Принята покупателем", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
• "Отказ ЕГАИС", если пришел отказ. Отказ может прийти, если накладная была отозвана поставщиком, или возникла проблема в работе ЕГАИС. В данном случае рекомендуем обратиться в тех. поддержку за консультацией по документу.

5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему (в iiko)

Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.

5.1 Ручное сопоставление номенклатуры

Для сопоставления необходимо открыть документ на закладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):

Таблица накладной разделена на две части: слева данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:

1. Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из iiko (см.рис. п.3).

   Работа с номенклатурой

   Обратите внимание!

   В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе iiko и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" из формы документа или из списка накладных.

   При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в iiko, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.

2. Заполнить количество принимаемой к учету номенклатуры (см.рис. п.4). В iiko номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в iiko сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать сама.
3. Заполнить склад поступления номенклатуры в iiko (см.рис. п.5). Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей (см.рис. п.2).

После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в iiko.

5.2 Автоматическое сопоставление

DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:

1. Дозаполнить пустые (см.рис. п.1). В этом варианте система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
2. (см.рис. п.2)
   
   

5.3 Выгрузка в iiko

Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в iiko. Это можно сделать с помощью кнопки "Сохранить и отправить в iiko" на форме документа или "Отправить в iiko" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы, которые в статусе "Обработана калькулятором").

После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".

Приложение 1. Состояния накладных 

 

Статус	Иконка в списке и цвет строки	Описание статуса
Получена от поставщика		Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению".
Ожидание ответа ЕГАИС		Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно.
Принята покупателем		Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки".
Обработана калькулятором		Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko).
Загружена покупателю		Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko).
Отказ ЕГАИС		После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа.
Аннулирована		Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов).

 

 

 

Приложение 2. Бизнес-процес обработки накладных