Docsinbox обеспечивает автоматическое подписание УПД после приемки накладной, но иногда возникают технические проблемы, из-за которых УПД может “зависнуть” в ожидании подписания. Данная инструкция поможет вам найти такие документы и исправить причину, из-за которой остановилось автоматическое подписание УПД. 

Рассмотрим тут случаи, когда УПД зависли в статусе "Отправлен на подписание". 
В Docsinbox это 3 статуса:

Для корректного подписания необходимо соблюдать следующие условия:

Также если подпись физ.лица, необходимо оформить МЧД и добавить ее в СБИС


1. Добавить необходимые столбцы, чтобы увидеть полную информацию

  • Перейти в DocsinBox
  • В меню слева раскрыть категорию “Данные” и перейти во вкладку “Накладные ЮЗЭДО”


Вы окажетесь на странице со списком накладных вашей компании, которые участвуют в процессе ЮЗЭДО.

  • Для начала необходимо добавить столбец “Статус подписания”, если у вас он отсутствует в таблице документов. Для этого нажмите на кнопку “Столбцы”

  • Затем поставьте галочку рядом с пунктом “Статус подписания”

Также вы можете добавить столбец “номер УПД”, чтобы видеть, к каким накладным привязан УПД.


Обязательно нажмите кнопку “Применить” внизу, чтобы добавить столбец.



2. Установить фильтры

  • Раскройте фильтры, нажав на символ:
  • После того, как откроются фильтры, выберете период дат, за который хотите найти документы. Для этого нажмите в поле “Дата”:
  • и задайте период дат для поиска:

  • После того, как указали период, обязательно нажмите кнопку “Применить”

3. Найти нужные документы по статусу

  • Нажмите на кнопку “Не выбрано” под фильтром “Статус подписания”

  • В раскрывшемся списке выберете статусы:
    1. Отправлен на подписание рестораном
    2. Отправлен запрос на корректировку рестораном
    3. Отправлен запрос на отклонение рестораном
  • В таблице автоматически будут отображены только те УПД, которые находятся в одном из этих трёх статусов.
    • Если не нашлось ни одного документа, с каким-либо из трёх статусов, вы можете произвести поиск по другим датам, чтобы удостовериться, что подобных документов точно нет.
    • Если при поиске УПД с искомыми статусами не были обнаружены, значит у вас нет проблем с документами, “зависшими” на подписании.
  • Если при поиске были найдены УПД с искомыми статусами, то тогда переходим к процессу проверке условий для подписания

  • Выполните вход в СБИС с помощью логина и пароля, который вам сообщили при регистрации, либо с помощью электронной подписи, чтобы проверить статус УПД.
  • После выполненного входа в меню слева нужно нажать на вкладку “Документы”

 

  • После этого нажмите на “Входящие”

  • Вы окажетесь странице со всеми документами, которые поступают в ваш кабинет СБИС. Сверху будет поле поиска, в которое можно ввести номер интересующего нас документа, который не может подписаться

  • Чтобы узнать номер нужного УПД вы можете перейти в конкретную накладную, далее перейти во вкладку “Приемка”  и в строке “Номер УПД” вы сможете найти номер самого УПД.



  • Если вы найдете УПД по номеру и справа от документа будет символ “зеленая галочка” (при наведении на символ мышкой, появится подсказка с текстом “обработка завершена положительно”), то это означает, что УПД уже подписан и ничего делать не нужно. В DocsInBox статус УПД также обновится, когда будет получена информация о статусе документа из СБИС.



  • Если вместо символа “зеленая галочка” справа от документа есть символ “часы” (при наведении на символ мышкой, появится подсказка с текстом “Ожидает подписания”), то это значит, что УПД был отправлен на подписание, но все еще не подписан. Наша задача это исправить.

2.Проверка подписанта (на кого отправлен запрос на подписание)

  • Нажмите на документ. Он откроется, перед вами будет сам УПД. Вам необходимо перейти на вкладку “Лента”, нажав на символ справа сверху:
  • Далее, необходимо проверить, что документ ушел на корректного подписанта. Найдите строку “Подписание” и сравните указанное в строке ФИО подписанта на которого был отправлен документ для подписи с тем, ФИО, которым должны подписываться документы и подпись которого вставлена в ПК. 

  • Если ФИО подписанта некорректно и УПД должен быть подписан подписью другого человека - обратитесь в техническую поддержку Доксинбокс, мы обязательно поможем исправить это.
  • Если ФИО подписанта корректно, то в таком случае УПД подпишется автоматически в течение 15-20 минут (иногда может потребоваться больше времени), если соблюдены обязательные для этого условия:
    • Плагин СБИС должен быть включенным и активным.
    • Флешка с ЭЦП должна быть вставлена в компьютер, на котором запущен плагин СБИС


3. Плагин СБИС Запуск/проверка

 Теперь подробнее разберем все условия для автоматического подписания:

  • В первую очередь необходимо удостовериться, что плагин СБИС запущен и активен. Для этого справа внизу на рабочем столе нужно нажать на символ:  в области уведомлений и найти иконку плагина СБИС. Если плагин активен и работает, то иконка будет синего цвета.

  • Если иконки плагина нет, то тогда необходимо запустить его. Для этого найдите ярлык плагина на рабочем столе, в общем списке установленных программ или через поиск, если он доступен в вашей системе. Откройте плагин от имени "администратора"

  • После запуска программы убедитесь, что Плагин активен в области уведомлений (иконка должна быть синей).
  • Авторизуйтесь в плагине с помощью ЭЦП юридического лица по которому вы проверяете документы.



Если у вас возникли трудности или что-то не получилось, обратитесь за помощью к нам, мы вам обязательно поможем.

 





Желаем успешной работы!thumbs up smiling face with heart-eyes 
В случае если у вас возникнут трудности или вопросы, обращайтесь в службу технической поддержки DocsInBox:

телефон: +7(800)555-96-79
почта: support@docsinbox.ru