В связи с изменением схемы работы с УПД в DocsInBox обновился и процесс работы с накладными.

Эта инструкция поможет вам разобраться в новых принципах обработки накладных, а также понять, как правильно работать с ними в случае возникновения дублей.

Какие изменения произошли

Мы обновили схему работы с УПД, чтобы сделать их обработку более стабильной, быстрой и удобной. Эти изменения также подготовят систему к будущим обновлениям, связанным с Маркировкой, с которой вы уже сейчас можете работать в DocsInBox.

В результате данных изменений изменилась и работа с накладными. В некоторых случаях у вас могут появляться дубли накладных — в этой инструкции мы расскажем, как их различать и корректно с ними работать.

Почему могут возникать дубли накладных

Накладные поступают в DocsInBox из разных источников, таких как:

• Напрямую от поставщика
• Система ЕГАИС
• Создаются из УПД (мы автоматически создаем накладную, идентичную УПД, и она не имеет существенных отличий от накладных, поступающих напрямую от поставщика)

Так как эти источники не имеют тесной взаимосвязи, вам может поступить сразу несколько накладных из всех источников по одной поставке.

Как понять, что накладная относится к ЮЗЭДО

Накладную, созданную из УПД можно легко отличить в общем списке накладных. Для этого нужно выполнить несколько шагов:

1. Перейдите на вкладку "Накладные"
   Для этого нажмите на вкладку "Данные" (1) справа в меню вкладок, а затем на вкладку "Накладные" (2). Либо нажмите на логотип  DocsInBox (3) в левом верхнем углу и вам откроется эта же вкладка.
    2. Нажмите на кнокпу "Столбцы" в верхнем меню вкладки
   3. Вам откроется окно настройки видимости столбцов в таблице накладных. Необходимо включить видимость у столбца "Номер УПД" и обязательно нажать кнопку "Применить" внизу окна.
   
   
   4. После этого у вас отобразится столбец "Номер УПД". Если для УПД столбец заполнен, то это накладная ЮЗЭДО и необходимо выполнить приемку в ней, чтобы УПД был обработан.
   
   

Зачем выполнять приемку накладных ЮЗЭДО

Процесс подписания УПД напрямую зависит от приемки накладной в системе DocsInBox. Информация о подписании будет направлена вашему поставщику через оператора ЭДО (например, "СБИС"). Если в УПД содержится маркированная продукция, то информация о подписании будет направлена не только вашему поставщику, но и в систему "Честный Знак". Работа с маркированной продукцией регламентирована законодательством, нарушения при работе с маркировкой могут повлечь за собой ответственность.

Также есть сроки обработки УПД. Они могут различаться в зависимости от ситуации:

УПД с маркированной продукцией:

1) При наличии ПИВА - в течение 1 дня после получения УПД от поставщика.

2) Иная продукция - в течение 3 дней после получения УПД.

УПД без маркированной продукции:

Срок устанавливается договором с поставщиком. Как правило, сроки не более 5 дней после получения УПД.

Как понять, что накладная относится к ЕГАИС

Накладную, созданную из УПД можно легко отличить в общем списке накладных. Для этого нужно выполнить несколько шагов:

1. Перейдите на вкладку "Накладные"
   Для этого нажмите на вкладку "Данные" (1) справа в меню вкладок, а затем на вкладку "Накладные" (2). Либо нажмите на логотип  DocsInBox (3) в левом верхнем углу и вам откроется эта же вкладка.
    2. Нажмите на кнокпу "Столбцы" в верхнем меню вкладки
   3. Вам откроется окно настройки видимости столбцов в таблице накладных. Необходимо включить видимость у столбца "Статус ЕГАИС" и обязательно нажать кнопку "Применить" внизу окна.
   
   
   4. После этого у вас отобразится столбец "Статус ЕГАИС". Если для УПД столбец заполнен, то это накладная ЕГАИС и необходимо выполнить приемку в ней, чтобы передать информацию в систему ЕГАИС.
   
   

Зачем выполнять приемку накладных ЕГАИС

У продуктов ЕГАИС и ЮЗЭДО разный учет, разные действия и гос. требования (гос регуляторы), поэтому необходима приемка 2-х накладных: ЮЗЭДО и ЕГАИС, даже если они относятся к одной поставке.

При приемке ЕГАИС-накладной ответ уходит в государственную систему "ЕГАИС". Работа с алкогольной продукцией регламентирована законодательством, нарушения при работе с алкоголем и системой "ЕГАИС" могут повлечь за собой ответственность.

Как примать накладные в Поставке

Для более простой  работы с накладными вы можете воспользоваться новой вкладкой "Поставки". На этой вкладке, в каждой из поставок будут собраны все документы, относящиеся к одной физической поставке. Все документы в поставке будут обладать информацией, которая поможет вам понять, какие документы и для чего необходимо принять.

( Более подробно о Поставках в DocsInBox вы можете узнать из инструкции )

1. Зайдите на сайт DocsInBox.
2. Откройте вкладку "Данные" в меню слева. Далее перейдите на вкладку "Поставки". Вам откроется страница со всеми поставками по вашему Юридическому Лицу.

3. Вы можете отобразить только те поставки, в которых содержатся документы обязательные для приемки, чтобы отчитаться в одну из гос. систем (ЕГАИС, ЧЗ). Для этого нажмите на "Обязательные к приемке" вверху страницы

4. Вы можете понять для какой  гос. системы обязательная приемка данной поставки по ярлыку (1) с наименованием продукта, например ЮЗЭДО или ЕГАИС. Также вы увидите в какой именно поставке требуется приемка по ее статусу (2)

5. При нажатии на поставку вам откроется список документов, который в ней содержится. Чтобы принять УПД и передать информацию в Честный Знак, вам требуется нажать на тот документ, который будет называться "УПД" и будет иметь ярлык "ЮЗЭДО". После нажатия на данный документ вам откроется накладная, которую необходимо принять.

Роуминговые УПД

В нашей системе роуминговые УПД обработаться не смогут и  поэтому  накладные из них не будут созданы. 

Чтобы найти роуминговый УПД в системе DxBx выполните несколько шагов:

1. нажмите на вкладку "Данные" (1) справа в меню вкладок, а затем на вкладку "ЭУПД" (2).
   
2. ВЫ можете произвести поиск по номеру УПД, если он известен и вы хотите найти определенный документ. Вы также можете задать диапазон дат для поиска документов (1). В фильтре "Статус УПД" выберете статус "Не участвует в ЭДО" (если доступен статус "Не участвует в ЭДО (v2)", то выберете и его (2). Вам отобразится список всех УПД, которые не обрабатываются в системе DxBx.

3. Чтобы узнать, является ли УПД роуминговым, нужно открыть его. В заголовке странице будет указано "Роуминговый", если УПД является роуминговым:

Так как роуминговый УПД через систему DxBx обработать невозможно, вы можете запросить у поставщика чтобы он выслал УПД вам в СБИС - из такого УПД в системе DxBx сможет создаться накладная и УПД сможет быть обработан.

Будут ли изменения в будущем?

Да, мы уже работаем над расширением возможностей и улучшением интерфейса, чтобы он стал более комфортным и удобным для работы в сервисе DocsInBox.