Рассказываем, что такое ЭТрН, когда она понадобится вашему ресторану и что нужно сделать, чтобы всё работало
1. Что такое ЭТрН и когда она обязательна
ЭТрН (электронная транспортная накладная) - документ, подтверждающий факт доставки груза. Она передаётся через единую систему Минтранса - ГИС ЭПД. Неважно, какой оператор ЭДО у вас или у поставщика, СБИС, Диадок или другой они работают с одной и той же госсистемой.
Сроки:
С 1 сентября 2026 года оформление ЭТрН обязательно там, где перевозка является отдельной платной услугой
До 1 марта 2027 года действует мораторий на штрафы за отсутствие ЭТрН. Обязательность документа не отменяется, но штрафов для перевозчика пока нет
Важно: ЭТрН нужна не для всех поставок, а только там, где перевозка - отдельная платная услуга (неважно, кто именно её оплачивает, вы или поставщик). Если поставщик просто привозит товар своей машиной как часть сделки, или вы сами забираете товар без оплаты доставки в любом виде - ЭТрН не требуется, поставку сопровождает только накладная/УПД
2. Как это работает в Доксах
Доксы обрабатывают ЭТрН со стороны грузополучателя, то есть вашего ресторана. Мы осознанно сделали процесс максимально простым: вместо полноценной приёмки с ручным заполнением обязательной информации о грузе и траспорте - одно действие. Подписать документ, если товар доставлен, либо отклонить с указанием причины, если доставка не состоялась.
Всё нужное для этого мы забираем автоматически из предыдущих шагов оформления - данные, которые уже указали поставщик и перевозчик. Вашему сотруднику не нужно ничего вводить вручную, только проверить и подписать (или отклонить).
Важно понимать порядок оформления: документ ЭТрН заполняется строго последовательно, сначала поставщик (грузоотправитель) указывает данные о перевозке, затем перевозчик подтверждает приём и доставку груза, и только после этого документ становится доступен вам для подписания как получателю. Если вы не видите нужный документ в реестре - скорее всего, предыдущие шаги (со стороны поставщика или перевозчика) ещё не завершены. Это не связано с настройками на вашей стороне, и в такой ситуации нужно уточнить статус у поставщика или подождать.
К 1 сентября будет доступно подписание входящих ЭТрН от СБИС в веб-реестре документов. Также мы ведём работу над поддержкой мобильного приложения и документа из Диадока, планируем реализовать до 15 сентября, по готовности мы сообщим отдельно.
Отдельно уточним, чтобы не путать процессы: ЭТрН - самостоятельный документ
Она не связана с УПД, это два независимых документа, которые не влияют друг на друга.
Она не участвует в приёмке накладной, приёмка товара по УПД идёт своим отдельным процессом.
Она не выгружается в вашу учётную систему, подписание ЭТрН и выгрузка данных в учёт сейчас не связаны.
[реестр документов с титулами транспортных накладных]
[карточка транспортной накладной с деталями и кнопками «Подписать»/«Отклонить»]
3. Что нужно сделать вам
Шаг 0. Проверьте заранее, какие из ваших поставок вообще требуют ЭТрН
Не все поставки попадают под требование - рекомендуем пройтись по каждому поставщику и способу доставки заранее, до 1 сентября, чтобы точно знать, где ЭТрН понадобится, а где нет.
Простая проверка по каждой поставке:
|Ситуация|Нужна ли ЭТрН| |-|-| |Поставщик привозит сам, доставка включена в цену товара, отдельно не выставляется|Нет - обычная накладная/УПД| |Поставщик привозит сам, но доставка выделена отдельной строкой в УПД, отдельным актом или счётом|Да - доставка считается отдельной услугой, даже если везёт транспорт поставщика| |Вы сами забираете товар у поставщика (самовывоз)|Нет - обычная накладная/УПД| |Доставку выполняет отдельная транспортная компания или перевозчик (нанятый вами или поставщиком)|Да - нужна ЭТрН|
Совет: составьте список поставщиков и напротив каждого отметьте способ доставки и то, выставляется ли она отдельной строкой - это займёт немного времени, но избавит от путаницы после 1 сентября.
Шаг 1. Определите свою ситуацию по документообороту и следуйте шагам:
🅰 Если вы ещё не подключены к электронному документообороту в Доксах
Подключить тариф с электронным документооборотом → Обратитесь к своему менеджеру или в поддержку Доксов - подберём подходящий тариф
Настроить документооборот → Поможет команда внедрения Доксов - настроим вместе с вами
Определить список ответственных и получить доступ к реестру документов / мобильному приложению для сотрудника, который будет подписывать ЭТрН → Поддержка Доксов выдаст доступ
Настроить подпись: электронная подпись руководителя, либо электронная подпись сотрудника + доверенность с нужными полномочиями → Сделаете сами (это оформляется на вашей стороне) - но Доксы подскажут, какие именно полномочия нужны в доверенности (BBDOCSDOCSDCSALLSRCDOCSOURCEDOCS5 — для заверения товарных, товарно-транспортных, транспортных накладных, универсальных передаточных документов (УПД))
🅱 Если электронный документооборот в Доксах уже подключён и настроен
Мы проверим корректность технической настройки на нашей стороне → Ничего самостоятельно делать не нужно - это делает поддержка Доксов, достаточно просто обратиться с запросом на проверку настроек для работы с ЭТрН
Если подписание у вас идёт через доверенность - проверить, что в ней есть нужные полномочия именно для ЭТрН (доверенность для УПД их не покрывает, нужен отдельный документ) → Сделаете сами (оформление доверенности - процедура на вашей стороне), но поддержка Доксов подскажет точную формулировку полномочий и поможет проверить действующий документ (BBDOCSDOCSDCSALLSRCDOCSOURCEDOCS5 — для заверения товарных, товарно-транспортных, транспортных накладных, универсальных передаточных документов (УПД))