С 1 сентября 2024 года все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП должны использовать машиночитаемую доверенность совместно с электронной подписью физического лица для подписания документов.

Руководители организаций используют подпись руководителя, и в этом случае МЧД не требуется.


Настройка МЧД в СБИС

Загрузить готовую МЧД

Если у вас уже есть зарегистрированная доверенность, ее можно загрузить в Saby. 

  1. В разделе «Сотрудники/Подписи» перейдите на вкладку «Доверенности».

  2. Нажмите «Загрузить» и выберите «По идентификатору».

  3. В поле «Номер доверенности» укажите идентификатор доверенности.

  4. Введите ИНН организации или ИП, выдавших доверенность. Для доверенности по передоверию укажите ИНН лица, передавшего полномочия — это может быть ЮЛ, ИП или физлицо.

  5. В строке «Доверенное лицо» укажите ИНН физлица, которому выдана доверенность.

  6. Нажмите check mark button .

  7. Откройте добавленную доверенность.

  8. В блоке «Полномочия» отметьте «Перевозочные документы».

  9. Нажмите «Сохранить».


Оформить новую МЧД

  1. В разделе «Сотрудники/Подписи» перейдите на вкладку «Доверенности» и нажмите «+».

  2. Укажите, кто и кому передает право подписи. Если доверенность оформляется на сотрудника сторонней организации, чьи данные отсутствуют в системе, введите его ФИО и укажите личные данные.

  3. Установите срок действия доверенности, возможность передоверия и ограничение по подразделениям.

  4. В блоке «Полномочия» отметьте «Перевозочные документы».

  5. Нажмите «Зарегистрировать МЧД». 

Дождитесь, когда госорган зарегистрирует доверенность — это может занять несколько часов. Вы получите уведомление в Saby. Статус доверенности поменяется на check mark button .

Оформить доверие подписи

Владелец оформляет доверие своей электронной подписи, если нужно, чтобы другой сотрудник подписывал ею транспортные накладные. Например, когда необходимо, чтобы документ подписывал диспетчер или менеджер.

  1. В разделе «Сотрудники/Подписи» убедитесь, что подпись есть в списке. Если ее нет, вставьте носитель в компьютер и нажмите «Зарегистрировать».

  2. Наведите курсор на подпись и нажмите «Доверить», затем — «+».

  3. Укажите, кому доверяете подпись.

  4. Задайте время действия полномочий.

  5. Выберите условие подписания: должен ли владелец подписи согласовывать подписание каждого документа.

  6. Отметьте «Перевозочные документы».

  7. Нажмите «Сохранить».


Этот способ имеет не только свои преимущества, но и недостатки:
Преимущества

  • не требуется оформление внутренних распорядительных документов по организации или доверенности на право подписи документов;

  • контрагент увидит подпись владельца в документах.


Недостатки

  • персональная ответственность за подписанные документы будет лежать на владельце электронной подписи, а не на том, кто фактически подписал документ.

Настройка МЧД в Диадок

Через меню Настройки

  1. Выберите пункт меню «Настройка» → «Добавить МЧД».
  2. В открывшемся окне нажмите «+ Добавить доверенность».
  3. Выберите способ добавления доверенности:
    1. «По номеру». Укажите регистрационный номер доверенности, ИНН организации, которая выпустила МЧД, и ИНН доверенного лица.
    2. «Загрузить файл». Загрузите файлы доверенности и подписи, нажав на ссылки «Выберите файл».
    3. «Из Контур.Доверенности». Выберите доверенность из списка.
  4. Диадок сам выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по найденной МЧД.  Нажмите на кнопку «Добавить».
  5. После добавления можно указать, чтобы эта доверенность использовалась по умолчанию и ее больше не приходилось выбирать при подписании. Для этого нажмите «Установить по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить». 


В карточке сотрудника (доступно администратору ящика)

  1. Откройте список сотрудников (пункт меню «Настройка» → «Сотрудники»).
  2. Откройте сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
  3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».
  4. В открывшемся окне нажмите «+ Добавить доверенность».
  5. Выберите способ добавления доверенности:
    1. «По номеру». Укажите регистрационный номер доверенности, ИНН организации, которая выпустила МЧД, и ИНН доверенного лица.
    2. «Загрузить файл». Загрузите файлы доверенности и подписи, нажав на ссылки «Выберите файл».
  6. Диадок сам выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по найденной МЧД.  Нажмите на кнопку «Добавить».
  7. После добавления можно указать, чтобы эта доверенность использовалась по умолчанию и ее больше не приходилось выбирать при подписании. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить».
  8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить»


Проверка полномочий в доверенности

  1. Выберите пункт меню «Настройка» → «Добавить МЧД».
  2. В открывшемся окне нажмите на кнопку "Подробнее" в карточке доверенности.
  3. Нажмите на "Посмотреть полномочия"
  4. В списке должны быть указаны полномочия "Подписывать электронные документы" для Тип документа: Транспортная накладная, Путевой лист, Заказ (заявка) на перевозку