Версия документа: 1.0
Дата обновления инструкции: 07.04.2016
Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru Вы можете написать вопрос нам прямо из системы, выбрав пункт "Помощь" / "Связаться с нами": |
Содержание документа
Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru
Мы рекомендуем использовать последние версии самых распространенных браузеров: Google Chrome Mozilla Firefox Microsoft Internet Explorer Другие браузеры максимально поддерживаются, но работа всей функциональности с ними не гарантируется. Используйте браузер в обычном режиме, в приватном ("частном", "инкогнито") работать будет не все, и система сообщит вам об этом при входе. |
На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Войти". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить перейдя по ссылке "Забыли пароль?".
Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя:
Необходимо загрузить справочники
Документы в систему отправляются поставщиком. Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":
Документы в систему отправляютс
Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":
DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
Для приемки документов войдите в систему и откройте закладку "Накладные" - "Получена от поставщика" (или "Приемка накладных") (см.рис. п.1):
Документы загружаются в систему переодически автоматически. При необходимости можно нажать на кнопку "ЕГАИС" (см.рис. п.2), чтобы запустить процедуру получения документов из ЕГАИС. Это позволит убедиться, что на текущий момент все накладные загружены в DocsInBox. Все непринятые накладные отобразятся в данном списке в статусе "Получена от поставщика". Статус накладной "Получена от поставщика" обозначается иконкой вопроса в первом столбце таблицы (см.рис. п.3).
Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку "Приемка" (п.1):
Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол.факт" (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец "Кол.пост."). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите "Сохранить".
Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:
Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.
После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура "Приемка". В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка ответа в ЕГАИС. В документе будет зафиксирована таблица с фактическими количествами, статус приемки, дата приемки и приемщик:
Если накладная не ЕГАИС, она будет принята сразу и будет установлен статус "Принята покупателем". Если накладная - ЕГАИС, будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Ожидание ответа ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически, а также можно нажать кнопку "ЕГАИС" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:
Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР. Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на закладке: |
Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
Для сопоставления необходимо открыть документ на закладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
Таблица накладной разделена на две части: слева данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из iiko (см.рис. п.3).
Обратите внимание! В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе iiko и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" из формы документа или из списка накладных. При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в iiko, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление. |
После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в iiko.
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
|
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в iiko. Это можно сделать с помощью кнопки "Сохранить и отправить в iiko" на форме документа или "Отправить в iiko" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы, которые в статусе "Обработана калькулятором").
После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".
Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
---|---|---|
Получена от поставщика | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". | |
Ожидание ответа ЕГАИС | Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно. | |
Принята покупателем | Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки". | |
Обработана калькулятором | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko). | |
Загружена покупателю | Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko). | |
Отказ ЕГАИС | После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. | |
Аннулирована | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |