Приемка через сканирование

Зачем нужно сканирование?

При работе с поэкземплярным учётом необходимо сверять коды товаров с теми, которые указаны в УПД от поставщика. Мы предлагаем воспользоваться нашим мобильным приложением, чтобы автоматизировать этот процесс и выполнить сверку кодов как во время приемки товара, так и позже — в удобное для вас время.

Как работает сканирование?

Процесс сверки кодов с помощью сканирования включает несколько шагов:

1. Приемка поставки.
   Вы начинаете прием поставленного товара.

2. Выбор времени сверки.
   Можно выполнить сверку кодов сразу в процессе физической приемки либо отложить её на более поздний момент. Мы рекомендуем проводить сверку сразу.

3. Использование мобильного приложения.
   Открываете приложение DocsInBox на смартфоне и находите нужную накладную по принимаемой поставке.

4. Сканирование кодов.
   Сканируете коды с упаковок или отдельных единиц товара.

5. Автоматическая сверка.
   Приложение сравнивает отсканированные коды с данными из УПД поставщика.

6. Просмотр результатов.
   После сверки система покажет статус проверки. Вы можете завершить приемку накладной, сохранить её на потом или передать другому сотруднику.

Начальная настройка для работы со сканированием

• Перед началом работы необходимо установить мобильное приложение:

• После установки войдите в свою учетную запись DocsInBox. Это тот же аккаунт, который вы используете для входа на сайт dxbx.ru.

Поиск накладной в приложении

• После открытия приложения DocsInBox отобразится список всех накладных, поступивших вашему юридическому лицу.

Использование фильтров для поиска

• Чтобы быстро найти нужную накладную, воспользуйтесь фильтрами.

Настройка фильтров

1. Фильтр "Статус"

• Так как сканирование доступно только для накладных, которые еще не были обработаны, в этом фильтре необходимо выбрать вариант "Новая".

2. Фильтр по государственной системе

• Накладные разделены по системам, с которыми они взаимодействуют:

• • ЕГАИС – для алкогольной продукции
  • Честный Знак – для товаров, подлежащих обязательной маркировке
• Для работы с поэкземплярным учётом необходимо выбрать "Честный Знак"

3. Фильтр "Способ приемки"

• Этот фильтр позволяет выбрать только накладные с товарами, подлежащими поэкземплярному учету:

  • "Сканирование" – отображает накладные, для которых требуется сверка кодов с помощью сканера.
  • "Без сканирования" – включает накладные с маркированной продукцией, но без поэкземплярного учета (объемно-сортовой учет).

4. Отображение списка накладных

• После применения фильтров вам будут показаны все накладные, требующие сканирования. Чтобы найти нужный документ, ориентируйтесь на:

  ✔ Дату поставки
  ✔ Номер накладной

Процесс сканирования

После того как вы нашли нужную накладную, можно приступать к сканированию. Для этого нажмите на кнопку с иконкой DataMatrix-кода.

Как можно сканировать коды

Вы можете сканировать:
✔ Каждую единицу товара поштучно
✔ Код с упаковки (транспортной или групповой), если в ней находится товар от поставщика

Система автоматически распознает все коды, содержащиеся в коде упаковки, и выполнит их сверку.

Как определить, что нужно сканировать

В накладной можно понять, какой код передал поставщик в УПД и что именно следует сканировать:

• Значок бутылки 🍾 – обозначает товар с поэкземплярным учетом, который можно сканировать только поштучно.

• Значок коробки 📦 – означает, что товар можно сканировать как поштучно, так и упаковкой.

Сканирование групповой упаковки

• Вы можете сканировать код с транспортной или групповой упаковки, если в накладной у позиции отображается значок "коробка" 📦.

добавление коробки.mp4

• При сканировании упаковочного кода система автоматически проверяет:

  ✔ Относится ли отсканированный код к маркировке
  ✔ Присутствует ли код в УПД/накладной

  
  

• Результаты сканирования:

  ✅ Если код прошел проверку:

  • Все коды, содержащиеся в упаковочном коде, добавляются в накладную
  • Отобразится уведомление об успешном добавлении

• ❌ Если код не прошел проверку:

  • Код не будет добавлен в документ
  • Отобразится уведомление об ошибке

• После успешного сканирования значок "коробка" 📦 или значок "бутылка" 🍾 заменится на:

  • Количество добавленных кодов
  • Кнопки "+" и "-"

Дополнительные действия

• При нажатии на иконку "плюс" ("+"):

  • Количество добавленных кодов не изменится
  • Отобразится уведомление с предложением просканировать новый код

• При нажатии на иконку "минус" ("-"):

  • Количество добавленных кодов не уменьшится
  • Откроется модальное окно с предложением удалить все добавленные коды из документа

• 🔁 Повторное сканирование упаковочного кода

  
  Если отсканировать код упаковки повторно, появится модальное окно с предложением удалить ранее добавленные коды.

удаление бутылки.mp4

Сканирование поштучно

• Сканирование кода с транспортной\групповой упаковки можно производить для позиции с любой из иконок: "Бутылка" или "Коробка "в накладной

добавление бутылки.mp4

• • При сканировании упаковочного кода система автоматически проверяет:

    ✔ Относится ли отсканированный код к маркировке
    ✔ Присутствует ли код в УПД/накладной

    
    

    
    

  • Результаты сканирования

    ✅ Если код прошел проверку:

    • Отсканированный код, добавляется в накладную
    • Отобразится уведомление об успешном добавлении

• • ❌ Если код не прошел проверку:

    • Код не будет добавлен в документ
    • Отобразится уведомление об ошибке

• • После успешного сканирования  значок "бутылка" 🍾 заменится на:

    • Количество добавленных кодов
    • Кнопки "+" и "-"

Дополнительные действия

• При нажатии на иконку "плюс" ("+"):
  • Количество добавленных кодов не изменится
  • Отобразится уведомление с предложением просканировать новый код

• При нажатии на иконку "минус" ("-"):
  • Количество добавленных кодов не уменьшится
  • Откроется модальное окно с предложением удалить все добавленные коды из документа

🔁 Повторное сканирование упаковочного кода

• Если отсканировать код упаковки повторно, появится модальное окно с предложением удалить ранее добавленные коды.

удаление бутылки.mp4

Что делать, если после сканирования  в "фактическом кол-ве" проставлено дробное, а не целое число?

При сканировании товара вы можете столкнуться с ситуацией, когда после сканирования одной единицы товара в накладной, в поле "кол-во фактическое" вместо целого числа отображается дробное.

Примеры:

Это происходит по причине того, что в документах от поставщика вы получаете товар, измеряемый упаковками, а сканируете поштучно. Количество товара, указанное поставщиком, меньше количества единиц товара.

Разберем на примере:

• Поставщик прислал УПД\Накладную с позицией поэкземплярного учета
• Поставщик считает позицию упаковками и поэтому указал в документе, что поставил вам 1 упаковку с товаром
• При этом фактически в упаковке 12 отдельных бутылок и у каждой свой персональный код
• Вы начинаете производить сверку кодов и сканируете одну бутылку
• В кол-ве фактическом мы автоматически отобразим число: 1/12=0.083
• Чтобы получить в данном случае число 1 в кол-ве фактическом, вы должны просканировать все 12 бутылок из упаковки.

Отображение дробных чисел не является ошибкой. Вам необходимо просканировать все единица товара и после этого вы увидите корректное, целое число.

Исключение:

Если после сканирования всех единиц товара вы получили дробное число с отклонением в 0.001 то в таком случае мы рекомендуем принять накладную вслепую через веб-сайт Docsinbox, чтобы не совершать некорректную приемку с расхождением. Также просим вас  обратиться в Поддержку со скриншотами данной ошибки, чтобы могли это исправить.

Удаление кодов

Вы можете удалить ранее отсканированные коды двумя способами:

1. Удаление всех кодов в позиции накладной

Чтобы удалить сразу все добавленные коды для конкретной позиции:

1. Нажмите на иконку "минус" ("-") в поле нужной позиции накладной.
2. Подтвердите действие.

После подтверждения все коды для данной позиции будут удалены.

обнуление через минус.mp4

2. Удаление отдельного кода

Чтобы удалить определенный код поштучно:

1. Повторно просканируйте нужный код.
2. Подтвердите удаление.

удаление поштучно.mp4

Если повторно просканирован код транспортной/групповой упаковки, то удалены будут все коды, содержащиеся в данной упаковке.

Приемка накладной через ВЕБ

Для пользователей DocsInBox реализована возможность приемки накладной с поэкземплярным учетом вслепую, т.е. полностью.

Что значит "вслепую"

Вы можете произвести приемку накладной в вэб-версии DocsInBox без выполнения сканирования. При этом сверка кодов с упаковок и из УПД произведена не будет.

Какую приемку можно сделать

• Принять полностью  (вслепую) - все коды из УПД будут зачислены вам на баланс в Честном Знаке

• Отказать в приемке - все коды из УПД не будут зачислены вам на баланс в Честном Знаке

• Принять с расхождением - все коды из УПД будут зачислены вам на баланс в Честном Знаке. Далее они будут скорректированы только с помощью корректировочного документа

Есть ли у приемки вслепую риски

Данный способ может содержать риски для вас, т.к. фактически сверка кодов произведена не будет и все коды из накладной поступят вам на баланс в Честном Знаке

При реализации могут возникнуть проблемы, например, продаваемы товар может не оказаться на балансе в данный момент.

Как осуществить приемку в ВЕБ

1. Зайдите на сайт DocsInBox
2. Перейдите на вкладку "Накладные" или "Накладные ЮЗЭДО"

3. Найдите нужную накладную.

4. Выберете один из вариантов приемке и нажмите на кнопку, соответствующую ему

• В случае приемки полностью нажмите на кнопку "Принять полностью"
• Вам высветится модальное окно с предупреждением. Если вы уверены в своих действиях, подтвердите их, нажав на кнопку "Принять вслепую"

• В случае приемки с расхождением нажмите на кнопку "Принять с расхождением"
• Вам высветится модальное окно с предупреждением. Если вы уверены в своих действиях, подтвердите их, нажав на кнопку "Принять"

• В случае отказа приемки полностью нажмите на кнопку "Отказать ав приемке"
• Вам высветится модальное окно с предупреждением. Если вы уверены в своих действиях, подтвердите их, нажав на кнопку "Отказать"

Передача расхождений поставщику

В случае приемки накладной с позициями поэкземплярного учета может возникнуть ситуация, когда не все позиции товара были приняты и необходимо передать поставщику какие именно коды не были приняты.

На данный момент из-за технических ограничений перечислить все коды маркировки, которые не были приняты, и передать поставщику через оператора ЭДО невозможно.

Для выполнения этой задачи мы разработали отдельную функцию в системе Dxbx. После приемки накладной с позициями поэкземплярного учета будет автоматически сформирован файл с расхождениями, в котором будут перечислены все коды по всем позициям, которые не были приняты. Данный файл вы можете передать поставщику, чтобы он точно знал, какие именно коды не были приняты.

Файл представлен в виде таблицы в формате Xlsx

Где находится "Файл с расхождениями"

Файл можно найти в самой накладной, на вкладке "Приемка"

При нажатии на кнопку "Скачать" вам на компьютер будет автоматически сохранен файл с расхождениями, который можно направить поставщику.