На этой странице описано как работать с DocsInBox для клиентов из Казахстана.

Видео-версия статьи: https://vkvideo.ru/video-161947476_456239514?list=ln-WsHXyqXlpl257SizOt

🔐 Вход в систему DocsInBox

1️⃣ Вход через браузер

Для начала работы откройте в браузере адрес: 👉 https://dxbx.ru
На странице входа:

1. Введите ваш логин (e-mail адрес).
2. Введите пароль.
3. Нажмите кнопку «Вход».

Если вы забыли пароль, воспользуйтесь кнопкой «Забыли пароль?» — инструкция по восстановлению будет отправлена на вашу электронную почту.

2️⃣Личный кабинет пользователя

В личном кабинете пользователя вы можете:

• изменить свои данные (включая пароль);
• включить или отключить отправку отчёта об отклонении цен на электронную почту.

3️⃣ Права доступа

Для изменения прав доступа пользователей необходимо обратиться в службу технической поддержки DocsInBox.

📄Отправка накладных на авто-распознавание

Для загрузки бумажных накладных в сервис Docsinbox и их дальнейшей обработки вы можете воспользоваться одним из двух удобных способов:

1️⃣ Отправка через Telegram-бот

 🤖 Бот: @Dxbx_Invoice_Bot

Как это работает:

1. Перейдите в Telegram по ссылке на бота — вы увидите приветственное сообщение и краткое описание.
2. Отправьте в чат бота сканы или фотографии накладных.
3. Бот пришлёт автоответ о том, что заявка принята.
4. После завершения обработки вы получите уведомление, что документы готовы и уже загружены в систему Docsinbox.

2️⃣Отправка по электронной почте

 📧 Адрес: kzinvoice@docsinbox.ru

Как это работает:

• Отправьте на почту копии, сканы или фотографии бумажных накладных.
• В течение 4–6 часов документы будут автоматически распознаны и загружены в сервис Docsinbox.
• После этого вы сможете проверить, обработать накладные и выгрузить их в свою учетную систему.

📥Приемка накладных

1️⃣ Переход к накладным

1. Войдите в систему Docsinbox.
2. Откройте раздел «Накладные».

Все непринятые накладные отображаются в статусе «Получена от поставщика». Данный статус обозначается иконкой с вопросительным знаком в первом столбце таблицы.

2️⃣ Переход к приёмке накладной

Для начала приёмки:

1. Откройте нужную накладную.
2. Перейдите на вкладку «Приёмка» (см. рис. п.1).

3️⃣Проверка фактического количества

• Проверьте фактически поступившее количество товаров.
• Укажите его в столбце «Кол. факт» (см. рис. п.2).

🔹 При первом открытии непринятой накладной в столбце «Кол. факт» автоматически проставлены значения, равные количеству поставщика (столбец «Кол. пост.»).
Если фактическое количество отличается от указанного в документе:

• просто скорректируйте значения в столбце «Кол. факт».

📌 Важно: Вы можете сохранить накладную с изменённым фактическим количеством без приёмки, чтобы вернуться к ней позже (например, для уточнения данных). Для этого, не нажимая кнопки приёмки (см. рис. п.3), нажмите «Сохранить».

4️⃣ Завершение приёмки накладной

Для фиксации результата приёмки используйте одну из кнопок в разделе приёмки (см. рис. п.3).
Доступны три варианта приёмки:

1. Принять полностью — используется, если фактическое количество полностью соответствует документу.
2. Принять с расхождением — применяется, если фактическое количество больше или меньше указанного в накладной. Перед нажатием кнопки необходимо внести корректировки в столбец «Кол. факт».
3. Отказать в приёмке — используется при полном отказе от приёмки накладной.

🔗Сопоставление и выгрузка накладных

📂Загрузка справочников в DocsInBox

Перед началом работы необходимо загрузить в DocsInBox из учетной системы (iiko, SH) следующие справочники:

• Контрагенты
• Номенклатура
• Склады

Для импорта справочников:

1. Перейдите в список документов.
2. Нажмите «Импорт» → «Импорт справочников».

Также кнопка импорта доступна:

• на вкладке «Сопоставление» внутри самой накладной.

🔗 Сопоставление номенклатуры

При первом поступлении товара:

• с новым наименованием,
• от нового поставщика,
• либо при добавлении нового товара,

необходимо вручную выполнить сопоставление номенклатуры поставщика с номенклатурой ресторана.

Переход к сопоставлению

1. Откройте накладную.
2. Перейдите на вкладку «Сопоставление» (см. рис. п.1).

Как выполнить сопоставление

Таблица накладной разделена на две части:

• левая часть — данные поставщика;
• правая часть — данные ресторана.

Для корректного сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:

Номенклатура

Выберите номенклатуру ресторана из справочника, загруженного из учетной системы (см. рис. п.2). Начните вводить название — система предложит подходящие варианты.

Количество / коэффициент пересчёта

Заполните количество или коэффициент (см. рис. п.3), если:

• единицы измерения поставщика отличаются от единиц в учетной системе (например: бутылки → литры, пачки → кг и т.д.).

Система сохранит коэффициент пересчёта для данной связки и в дальнейшем будет пересчитывать количество автоматически.

Склад поступления

Укажите склад, на который поступает товар в учетной системе (см. рис. п.4).

• Склад сохраняется для данной номенклатуры и будет подставляться автоматически.
• Для всей накладной можно выбрать один склад сразу — в поле над таблицей (см. рис. п.5).

📌 В одной накладной можно указывать:

•  либо один общий склад,
•  либо склады одного подразделения (при выгрузке в **iiko**).

Контрагент

Выберите контрагента из учетной системы (см. рис. п.6).
Название должно полностью соответствовать тому, как поставщик заведён в вашей УС

Статус документа после сопоставления

После полного сопоставления и сохранения накладной ей присваивается статус «Обработана калькулятором» — документ готов к выгрузке в учетную систему.

Если накладная была принята, и все поля сопоставились автоматически на основе предыдущих настроек, статус «Обработана калькулятором» устанавливается сразу после приёмки.

🎨 Цветовое выделение строк

Строки таблицы выделяются цветом в зависимости от состояния:

• 🟦 Серый — строка полностью сопоставлена.
• 🟨 Жёлтый — строка сопоставлена автоматически и не проверена пользователем. Рекомендуется проверить. После сохранения станет серой.
• 🟥 Красный — строка заполнена не полностью.
• ◽ Светло-серый — строка очищена в ходе приёмки (недостача). Поля сопоставления недоступны для редактирования.

📤 Выгрузка в учетную систему

Полностью сопоставленный документ в статусе «Обработана калькулятором» можно выгрузить в учетную систему.

При работе с iiko или SH:

• нажмите кнопку «Сохранить и отправить» в форме документа, или
• выберите «Отправить» в списке накладных — будут выгружены все сопоставленные документы с нужным статусом.