| Info |
|---|
Вы можете сохранить эту инструкцию в pdf или word:  |
...
| Table of Contents |
|---|
1. Вход в DocsInBox
1.1 Вход через сайт
Для работы с системой в браузере введите адрес https://dxbx.ru
...
На странице входа в систему введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Вход". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить по кнопке "Забыли пароль?".
Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя. Там же можно включить отправку отчета об отклонении цен на электронную почту.
...
Для редактирования прав доступа нужно обратиться в тех. поддержку DocsInBox.
...
2.1 Появление новых документов
Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):
- из своих 1С систем с помощью модуля выгрузки из 1С;
- к нам на электронную почту в виде файлов;
- с помощью системы ЕГАИС;
- из своих учетных систем, используя собственные модули выгрузки и наше API.
Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 или УПД в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" → "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы): "Столбцы" - нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов. "Напечатать" - вывести таблицу на печать или сохранить в файл. "Поиск по таблице" - отфильтровать записи в таблице по значению, указанному в поиске(например, номер накладной). "Сортировка столбцов". Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.
На страницах системы "Накладные", "ВЕГАИС", "Заказы" также есть дополнительные фильтры, которые можно раскрыть по синей кнопке рядом с поиском
|
2.2 Дубли документов
Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DX123456A
Формат данного номера изменить нельзя.
...
1.2 Вход через мобильное приложение
Наше мобильное приложение "DocsInBox" можно скачать в Google Play и App Store, найдя его в поиске.
Для входа в приложение нужны:
- логин - ваша почта, на которую зарегистрирован аккаунт;
- пароль - пароль, который вы самостоятельно задавали при регистрации, нам он не известен;
- ПИН - четырёхзначный код, который высылался вам в письме при создании аккаунта (приложение может его не запросить - это зависит от ваших прав доступа).
В приложении нельзя работать с несколькими ресторанами одновременно. Если вы работаете с несколькими юридическими лицами сразу, между ними можно переключаться (для этого нужно, чтобы вашему аккаунту был предоставлен доступ к этим торговым точкам). Переключаться можно неограниченное количество раз.
Как сменить юр. лицо в мобильном приложении:
- Перейти в раздел меню "Еще".
- Выбрать пункт меню "Сменить юр. лицо".
- Выбрать ресторан, с которым хотите работать в приложении.
2. Получение документов от поставщика в DocsInBox
2.1 Появление новых документов
Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):
- из своих 1С систем с помощью модуля выгрузки из 1С;
- к нам на электронную почту в виде файлов;
- с помощью системы ЕГАИС;
- из своих учетных систем, используя собственные модули выгрузки и наше API.
Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 или УПД в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" → "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы): "Столбцы" - нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов. "Напечатать" - вывести таблицу на печать или сохранить в файл. "Поиск по таблице" - отфильтровать записи в таблице по значению, указанному в поиске(например, номер накладной). "Сортировка столбцов". Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.
На страницах системы "Накладные", "ВЕГАИС", "Заказы" также есть дополнительные фильтры, которые можно раскрыть по синей кнопке рядом с поиском
|
2.2 Дубли документов
Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DX123456A
Формат данного номера изменить нельзя.
- DX - это код нашей системы. При выгрузке в учетную систему показывает вам, что документ пришел из DocsInBox.
- 123456 - это номер накладной в пределах вашей компании.
- A - версия этой конкретной накладной (в случае появления ее дублей будут появляться версии B, C, D и т.д.).
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Для накладных, в процессе вычерков, исправлений и | ||
| Info | ||
| ||
Для накладных, в процессе вычерков, исправлений и обсуждений с поставщиком, может появиться несколько новых версий документа (например, с новым количеством строк и другой суммой, но под тем же номером и датой). В случае с ЕГАИС накладной при выставлении дубля поставщик обязан отозвать предыдущую версию накладной. Статус первой версии может смениться не сразу, поэтому при появлении дубликатов ЕГАИС-накладных принимайте последнюю версию. Чтобы обновить статус первой накладной можно провести обмен с УТМ (кнопка "Обмен с УТМ" над списком накладных), либо дождаться автоматического обновления. Такую накладную следует аннулировать. Версия определяется по совокупности параметров Контрагент - Дата входящего документа - Номер входящего документа. Идентичные по всем полям документы мы дважды не загружаем в систему. |
В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:
В этом примере документ имеет одинаковые дату и номер, но разные суммы . Понять, что это версии одного документа можно по его внутреннему номеру:
...
На красном индикаторе на вкладке "Дубликаты" отображается количество версий документа. На этой вкладке расположена таблица с самими версиями документа, из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа лучше аннулировать.
2.3 Аннулирование накладной
...
Перед аннулированием алкогольной накладной, нужно проверить, что накладная отозвана поставщиком или вами отправлен акт об отказе в приёмке.
3. Приёмка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)
...
| Статусы выгрузки (слева в крайнем столбце таблицы с накладными) | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
|---|---|---|
| Получена от поставщика |
| Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". |
| Принята покупателем |  | Документ принят сотрудниками ресторана. |
| Обработана калькулятором |  | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) Калькулятор вручную сопоставил все данные в накладной и документ можно выгружать в учетную систему. Также данный статус устанавливается после приёмки накладной, если в ней всё сопоставлено автоматически |
| Загружена покупателю |  | Документ был успешно выгружен в учетную систему. |
| Аннулирована |  | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
| Статусы ЕГАИС (справа в крайнем столбце таблицы с накладными, только у ЕГАИС-накладных) | Иконка в списке | Описание статуса |
| Получена из ЕГАИС |
| Накладная выгружена из ЕГАИС и ожидает приёмки. |
| Отправлен акт приёмки/расхождений/отказа в ЕГАИС |
| После процедуры "Приемки" в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ будет находиться в данном статусе. |
| Отменена в ЕГАИС |
| Данная статус устанавливается, когда поставщик отзывает накладную, отказывается от приёмки акта расхождений либо после обработки в ЕГАИС акта отказа накладной со стороны ресторана. |
| Принята в ЕГАИС |
| Акт приёмки обработан и накладная успешно принята в ЕГАИС в полном объёме. |
| Принята с расхождением в ЕГАИС |
| Поставщик принял акт расхождений, накладная успешно принята в ЕГАИС с недостачей. |
| Ошибка отправки |
| В момент приёмки не было связи с УТМ, после восстановления связи нужно нажать кнопку "Переотправить акт приёмки" на вкладке "Приёмка" в накладной. |
| Ошибка ЕГАИС |
| Статус устанавливается, если при обработке акта приёмки в ЕГАИС были обнаружены ошибки, если какие-то данные были неверно заполнены, отозвали лицензию на крепкий алкоголь, отправили акт повторно, накладная была отозвана поставщиком. Точную проблему можно установить проверив сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС". |
| В процессе распроведения |
| По накладной был отправлен запрос на распроведение, ожидается ответ на запрос от поставщика. |
| Распроведена |
| Поставщик подтвердил запрос на распроведение, можно заново принимать данную накладную. |
| Ошибка распроведения |
| В процессе распроведения были обнаружены ошибки. Точную проблему можно установить проверив сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС". |
| Отправка акта приемки в процессе |
| Система ожидает восстановления связи с УТМ, чтобы отправить акт приёмки. |
5. Работа с ЕГАИС
5.1 Приёмка ЕГАИС-накладной
1) Через мобильное приложение
Во вкладке приемка отображаются все накладные, которые поступают вам в системе. По кнопке "Фильтр" можно указать, какие накладные показывать в списке - алкоголь или продукты (по нажатию на кнопку "Сбросить" будут отображаться все накладные).
Открыв любую алкогольную накладную, вы можете выполнить приемку, для этого нажмите на значок бутылки внизу.
| поставщика. | ||
| Распроведена |
| Поставщик подтвердил запрос на распроведение, можно заново принимать данную накладную. |
| Ошибка распроведения |
| В процессе распроведения были обнаружены ошибки. Точную проблему можно установить проверив сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС". |
| Отправка акта приемки в процессе |
| Система ожидает восстановления связи с УТМ, чтобы отправить акт приёмки. |
5. Работа с ЕГАИС
5.1 Приёмка ЕГАИС-накладной
1) Через мобильное приложение
Во вкладке приемка отображаются все накладные, которые поступают вам в системе. По кнопке "Фильтр" можно указать, какие накладные показывать в списке - алкоголь или продукты (по нажатию на кнопку "Сбросить" будут отображаться все накладные).
Открыв любую алкогольную накладную, вы можете выполнить приемку, для этого нажмите на значок бутылки внизу.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить акцизную марку принимаемой бутылки
После сканирования всех акцизных бутылок, нажимаем внизу Принять. Если накладная содержит немаркируемые позиции (пивные), меняем количество и принимаем вручную.
Приемка коробками
Вы можете сканировать штрихкоды на коробках с алкоголем вместо каждой бутылки в отдельности.
Чтобы отсканировать штрих-код нажмите на синий значок бутылки внизу накладной.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить акцизную марку принимаемой бутылки
После сканирования всех акцизных бутылок, нажимаем внизу Принять. Если накладная содержит немаркируемые позиции (пивные), меняем количество и принимаем вручную.
Приемка коробками
Вы можете сканировать штрихкоды на коробках с алкоголем вместо каждой бутылки в отдельности.
Чтобы отсканировать штрих-код нажмите на синий значок бутылки внизу накладной.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить штрих-код с коробки. Затем нужно подтвердить
| Info |
|---|
При приёмке накладной коробками вы не застрахованы от того, что поставщик мог указать в накладной не ту марку, которая находится на бутылке. Поэтому, чтобы избежать проблем с пересортом товара, рекомендуем по возможности всегда принимать накладные помарочно, сканируя каждую бутылку. |
Перейдя во вкладку "Приемка", найдите нужную накладную, ориентируясь на название поставщика, статус накладной и прочие атрибуты и нажмите на неё, чтобы открыть.
По кнопке "Фильтр" в правом верхнем углу можно выбрать какие накладные отображать, только алкогольные, только продуктовые или все ("кнопка Сбросить")
Если строка с крепким (маркируемым) алкоголем, по умолчанию кол-во прихода равно нулю. Для увеличения количества нужно отсканировать марку соответствующего наименования из партии.
Если строка с немаркируемым алкоголем(пиво и пивные напитки), редактировать количество для приемки нужно через значки + и - в каждой строке.
После приведения значений столбца Факт в соответствие с тем, что пришло на самом деле, нажмите кнопку "Принять".
Если количество в столбцах Поставка и Факт будут различаться, то накладная будет принята с недостачей. Чтобы принятые бутылки встали на баланс поставщик должен принять акт расхождений.
В случае, если необходимо отказаться от накладной целиком, нажмите нажимает кнопку "Отказать".
3) На сайте
Накладную с крепким алкоголем можно принять на сайте только в полном объёме или отказаться от всей поставки.
Для этого перейдите на вкладку ЕГАИС и откройте нужную накладную.
Перейдите на вкладку "Приёмка"
Нажмите внизу на кнопку "Принять полностью"→ "Да, принять вслепую". Либо "Отказать в приемке", если не хотите принимать данный товар.
После нажатия данной кнопки в столбце "Кол.факт" автоматически проставится количество равное столбцу "Кол.пост.", все марки, находящиеся в накладной автоматически встанут на баланс организации, сканировать ничего не нужно.
Но, мы не советуем принимать крепкий алкоголь без сканирования, т.к. можно принять марку, которую поставщик фактически не привёз, в таком случае в заведении будет находится бутылка с маркой, которая принадлежит другой организации, что является нарушением.
После приёмки будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Отправлен акт приёмки/отказа в ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически каждые 20 минут, но можно нажать кнопку "Обмен с УТМ" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:
- "Принята в ЕГАИС", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
- "Отменена в ЕГАИС", если вы отправляли акт отказа. Данный статус может также установиться, если накладная была отозвана поставщиком.
- "Ошибка ЕГАИС", если какие-то данные были неверно заполнены, отозвали лицензию на крепкий алкоголь, отправили акт повторно, накладная была отозвана поставщиком, точную проблему можно установить проверив сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС"
- "Ошибка отправки", если в момент приёмки не было связи с УТМ. В таком случае после восстановления связи нужно нажать кнопку "Переотправить акт приёмки"
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Для проверки статуса накладной в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР. Как это сделать описано в каждой ЕГАИС-накладной на вкладке: |
5.2. Списание крепкого алкоголя
1)Через мобильное приложение
Перейдите на вкладку "Акты" и нажмите на синюю кнопку сканирования 
Наведите камеру телефона на акцизную марку и дождитесь сообщения об успешном сканировании.
Бутылка добавится в акт списания за текущий день.
В акт списания нужно сканировать только вскрытые бутылки.
Для удаления бутылки из акта её нужно отсканировать повторно и система предложить её удалить.
Приложение автоматически синхронизируется с сайтом и на вкладке ЕГАИС → "Акты списания" создаётся черновик акта, дублирующий созданный в приложении.
2) Через компьютерное приложение.
Откройте вкладку "Бар"
Отсканируйте сканером акцизную марку на бутылке.
Для удаления бутылки из акта отсканируйте марку повторно.
...
штрих-код с коробки. Затем нужно подтвердить
| Info |
|---|
При приёмке накладной коробками вы не застрахованы от того, что поставщик мог указать в накладной не ту марку, которая находится на бутылке. Поэтому, чтобы избежать проблем с пересортом товара, рекомендуем по возможности всегда принимать накладные помарочно, сканируя каждую бутылку. |
Перейдя во вкладку "Приемка", найдите нужную накладную, ориентируясь на название поставщика, статус накладной и прочие атрибуты и нажмите на неё, чтобы открыть.
По кнопке "Фильтр" в правом верхнем углу можно выбрать какие накладные отображать, только алкогольные, только продуктовые или все ("кнопка Сбросить")
Если строка с крепким (маркируемым) алкоголем, по умолчанию кол-во прихода равно нулю. Для увеличения количества нужно отсканировать марку соответствующего наименования из партии.
Если строка с немаркируемым алкоголем(пиво и пивные напитки), редактировать количество для приемки нужно через значки + и - в каждой строке.
После приведения значений столбца Факт в соответствие с тем, что пришло на самом деле, нажмите кнопку "Принять".
Если количество в столбцах Поставка и Факт будут различаться, то накладная будет принята с недостачей. Чтобы принятые бутылки встали на баланс поставщик должен принять акт расхождений.
В случае, если необходимо отказаться от накладной целиком, нажмите нажимает кнопку "Отказать".
3) На сайте
Накладную с крепким алкоголем можно принять на сайте только в полном объёме или отказаться от всей поставки.
Для этого перейдите на вкладку ЕГАИС и откройте нужную накладную.
Перейдите на вкладку "Приёмка"
Нажмите внизу на кнопку "Принять полностью"→ "Да, принять вслепую". Либо "Отказать в приемке", если не хотите принимать данный товар.
После нажатия данной кнопки в столбце "Кол.факт" автоматически проставится количество равное столбцу "Кол.пост.", все марки, находящиеся в накладной автоматически встанут на баланс организации, сканировать ничего не нужно.
Но, мы не советуем принимать крепкий алкоголь без сканирования, т.к. можно принять марку, которую поставщик фактически не привёз, в таком случае в заведении будет находится бутылка с маркой, которая принадлежит другой организации, что является нарушением.
После приёмки будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Отправлен акт приёмки/отказа в ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически каждые 20 минут, но можно нажать кнопку "Обмен с УТМ" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:
- "Принята в ЕГАИС", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
- "Отменена в ЕГАИС", если вы отправляли акт отказа. Данный статус может также установиться, если накладная была отозвана поставщиком.
- "Ошибка ЕГАИС", если какие-то данные были неверно заполнены, отозвали лицензию на крепкий алкоголь, отправили акт повторно, накладная была отозвана поставщиком, точную проблему можно установить проверив сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС"
- "Ошибка отправки", если в момент приёмки не было связи с УТМ. В таком случае после восстановления связи нужно нажать кнопку "Переотправить акт приёмки"
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Для проверки статуса накладной в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР. Как это сделать описано в каждой ЕГАИС-накладной на вкладке: |
5.2. Списание крепкого алкоголя
1)Через мобильное приложение
Перейдите на вкладку "Акты" и нажмите на синюю кнопку сканирования
Наведите камеру телефона на акцизную марку и дождитесь сообщения об успешном сканировании.
Бутылка добавится в акт списания за текущий день.
В акт списания нужно сканировать только вскрытые бутылки.
Для удаления бутылки из акта её нужно отсканировать повторно и система предложить её удалить.
Приложение автоматически синхронизируется с сайтом и на вкладке ЕГАИС → "Акты списания" создаётся черновик акта, дублирующий созданный в приложении.
2) Через компьютерное приложение.
Откройте вкладку "Бар"
Отсканируйте сканером акцизную марку на бутылке.
Для удаления бутылки из акта отсканируйте марку повторно.
5.3. Списание пива и пивных напитков
1) Через мобильное приложение
Перейдите на вкладку Акты. Нажмите на значок поиска в правом верхнем углу.
Введите название нужной позиции в поиске и кликните по ней для добавления в акт.
Укажите количество списания с помощью клавиатуры, либо по кнопке +
2) На сайте
Перейдите на вкладку ЕГАИС → Акты списания и нажмите кнопку "Создать"
Добавляем новую строчку по кнопке 
и находим нужный товар через поиск
Указываем количество в столбце Количество списания
Нажимаем кнопку Отправить в ЕГАИС
3) Из приходной накладной
Откройте приходную накладную. Перейдите на вкладку Приёмка и нажмите кнопку Списать в ЕГАИС.
В сформированном акте списания укажите нужное количество для списания.
4) Из остатков ЕГАИС
Перейдите на вкладку ЕГАИС → Остатки ЕГАИС → выберете Юридическое лицо.
Внизу таблицы нажмите кнопку Сбросить разницу.
В поле "Остаток факт." пропишите фактическое количество пива и пивных напитков в баре.
Нажмите кнопку Сформировать акт списания по разнице. Вся разница из соответствующего столбца добавится в акт списания.
5.4. Инвентаризация крепкого алкоголя
...
После этого обновить остатки на вкладке Данные - ЕГАИС - Остатки ЕГАИС по кнопке Отправить новый запрос.Widget Connector
Как провести инвентаризацию:
...
Внимание: сканировать необходимо только закрытые бутылки!
| Warning |
|---|
Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк. То есть один создаёт его сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве. |
3. После сканирования в окне сформируется список всех отсканированных бутылок. После окончания сканирования нажимаем на кнопку Отправить в нижней части экрана.
4. После этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru, ввести свои логин и пароль, зайти в раздел Бланки.
5. Находим в списке новый бланк, открываем его.
Бланк содержит информацию обо всех отсканированных бутылках. По каждому наименованию есть информация - Расчетный остаток (сколько доступно бутылок на вашем балансе в системе) и Отсканировано (то, что есть физически в ресторане).
...
6. В нижней части нажимаем на кнопку Списать излишки.
После нажатия формируется акт списания по основанию Иные цели. Нажимаем на Отправить в ЕГАИС.
...
Она позволяет списать с остатков всю продукцию, не отсканированную для перемещения/возврата.
Внимание! Если бланков (перемещение/возврат) создано больше, чем один, то инвентаризация пройдет только по тому, из которого возможно списать излишки.
8. После инвентаризации необходимо нажать кнопку Зафиксировать марки. В результате сформируется акт фиксации штрих-кодов, либо появится сообщение, что все уже зафиксировано.
Все, у вас не осталось бутылок без марок на первом регистре. Если остались бутылки на втором регистре, в этом нет ничего страшного, они спишутся по мере реализации. Теперь у вас не возникнет проблем со списанием алкоголя!
...
5.5. Инвентаризация пива и пивных напитков
Для списания излишек по пиву нужно перейти на вкладку ЕГАИС → Остатки ЕГАИС → выбрать Юридическое лицо.
...
| Info |
|---|
Если вы заметили неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете связаться с нами по электронной почте: support@docsinbox.ru либо прямо из системы, по кнопке "Связаться с нами":
|
