Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 


Вы можете сохранить эту инструкцию в pdf или word:




Содержание документа



1. Вход в DocsInBox

Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru

О браузерах

Мы рекомендуем использовать последние версии самых распространенных браузеров:

Google Chrome

  Opera

Другие браузеры по возможности поддерживаются, но работа всей функциональности с ними не гарантируется.

Используйте браузер в обычном режиме, в приватном ("частном", "инкогнито") работать будет не все, и система сообщит вам об этом при входе.


На странице входа в систему введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Вход". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить по кнопке "Забыли пароль?".

Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя. Там же можно включить отправку отчета об отклонении цен на электронную почту.

2. Загрузка справочников в DocsInBox

В DocsInBox из учетной системы выгружаются следующие справочники: Контрагенты, Номенклатура, Склады.
Эти справочники могут быть только импортированы из учетной системы и не редактируются в DocsInBox.

Для импорта справочников нажмите на кнопку "Импорт" / "Импорт справочников" в списке документов.

 Также кнопка импорта есть на вкладке "Сопоставление" в самой накладной:

 

Прогресс-бар любого процесса

При запуске любого процесса в правом верхнем углу появляется окно с прогресс-барами:

Процессами являются: импорт справочников из учетной системы, импорт документов из ЕГАИС, выгрузка документов в учетную систему и другие. Пока процесс выполняется на индикаторе горит количество незавершенных процессов. При завершении процесса с успехом или с ошибкой раздается соответствующий звуковой сигнал. Если все процессы завершаются успешно, на индикаторе загорается "0". Индикатор прогресс-бара можно раскрыть и увидеть текущие процессы и их статусы, и статусы завершения процессов:

В случае, если процесс завершается с ошибкой прогресс-бар раскрывается автоматически и на нем отображается ошибка завершения. При появлении ошибки вам следует обратиться в нашу тех. поддержку



Работа с таблицей

При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы):

"Столбцы". Нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов.

"Напечатать". Нажав на эту кнопку можно вывести таблицу на печать или сохранить в файл.

"Поиск". Введя в окно поиска запрос можно отфильтровать записи в таблице по этому значению.

"Сортировка столбцов ". Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.



3. Получение документов от поставщика в DocsInBox

3.1 Появление новых документов

Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):

  • из своих 1С систем с помощью модуля выгрузки из 1С;
  • к нам на электронную почту в виде файлов;
  • с помощью системы ЕГАИС;
  • из своих учетных систем, используя собственные модули выгрузки и наше API.

Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" / "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.

3.2 Дубли документов

Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DX123456A

  • DX - это код нашей системы. При выгрузке в учетную систему показывает вам, что документ пришел из DocsInBox.
  • 123456 - это номер накладной в пределах вашей компании.
  • A - это версия этой конкретной накладной (в случае появления ее дублей будут появляться версии B, C, D и т.д.). 

Версии документов

Для продуктовых документов, в процессе вычерков, исправлений и обсуждений с поставщиком, может появиться несколько новых версий документа (например, с новым количеством строк и другой суммой, но под тем же номером и датой).

Версия определяется по совокупности параметров Контрагент - Дата входящего документа - Номер входящего документа.

Идентичные по всем полям документы мы дважды не загружаем в систему (если поставщик отправляет вам идентичный документ еще раз, по всей видимости он делает это по ошибке)

Накладные ЕГАИС в большинстве случаев не поддерживают версии, т.к. они могут быть загружены только один раз. Если в документе ЕГАИС возникла проблема и его надо переделать, то ФСРАР требует отказать и аннулировать текущий документ и сделать совсем новый другой. Но если появление дубля связано с ошибками работы ЕГАИС или УТМ, то в определенных случаях мы загрузим дубль этого документа.


В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:

В этом примере документ имеет одинаковые дату и номер, но разные суммы . Понять, что это версии одного документа можно по его внутреннему номеру:

  • у него одинаковая первая часть "DX1600036"
  • разные номера версий в конце "A" и "B"

На форме самой накладной также отображается индикатор, что у документа есть дубли: 

На красном индикаторе на вкладке "Дубликаты" отображается количество версий документа. На этой вкладке расположена таблица с самими версиями документа, из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа лучше аннулировать.

3.3 Аннулирование накладной

Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":

Перед аннулированием алкогольной накладной, нужно проверить, что накладная отозвана поставщиком или вами отправлен акт об отказе в приёмке.

4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)

DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.

Для приемки документов войдите в систему и откройте вкладку "Накладные":

Документы загружаются в систему периодически автоматически. При необходимости можно нажать на кнопку "Обмен с УТМ" , чтобы запустить процедуру получения документов из ЕГАИС. Это позволит убедиться, что на текущий момент все накладные загружены в DocsInBox. Все непринятые накладные отобразятся в данном списке в статусе "Получена от поставщика". Статус накладной "Получена от поставщика" обозначается иконкой вопроса в первом столбце таблицы (см.рис. п.3).

Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку "Приемка" (п.1)

Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол.факт" (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец "Кол.пост."). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите "Сохранить".

Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:

  1. Документ можно принять полностью без изменения количеств.
  2. Если по факту пришло меньше или больше товара, чем в документе, то необходимо внести эти изменения в таблицу и нажать "Принять с расхождением".
  3. Также можно полностью отказать в приемке документа.

Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.

После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура "Приемка". В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка акты приёмки в ЕГАИС. 

Если накладная не ЕГАИС, она будет принята сразу и будет установлен статус "Принята покупателем". Если накладная - ЕГАИС, будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Ожидание ответа ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически, а также можно нажать кнопку "Обмен с УТМ" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:

  • "Принята в ЕГАИС", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
  • "Отменена в ЕГАИС", если пришел отказ. Отказ может прийти, если накладная была отозвана поставщиком, или возникла проблема в работе ЕГАИС. В данном случае рекомендуем обратиться в тех. поддержку за консультацией по документу.
  • "Ошибки ЕГАИС", если какие-то данные были неверно заполнены, нужно проверить сообщение в поле "Комментарий ЕГАИС"
  • "Ошибка отправки", если в момент приёмки не было связи с УТМ. В таком случае поле восстановления связи нужно нажать кнопку "Переотправить акт приёмки"


Проверка ЕГАИС

Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР.

Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на вкладке:


5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему

Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.

5.1 Ручное сопоставление номенклатуры

Для сопоставления необходимо открыть документ на вкладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):

Таблица накладной разделена на две части: слева данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:

  1. Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы (см.рис. п.3).

    Работа с номенклатурой

    Обратите внимание!

    В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" из формы документа или из списка накладных.

    При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в учетной системе, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.

  2. Заполнить количество принимаемой к учету номенклатуры (см.рис. п.4). В вашей учетной системе номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в учетную систему сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать сама.
  3. Заполнить склад поступления номенклатуры в учетную систему (см.рис. п.5). Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей (см.рис. п.2). В одной накладной можно указывать только одинаковый склад для все строк, либо склады одного подразделения (при выгрузке в iiko)

После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в учетную систему.

Цветовое выделение строк таблицы

Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:

  1. Если строка полностью сопоставлена, она обычного серого цвета.
  2. Если строка была сопоставлена в ходе автоматической процедуры и не проверена пользователем - она желтая. На такие строки можно обратить внимание для проверки. После сохранения документа, такие строки станут серыми.
  3. Если строка не полностью заполнена, она выделяется красным.
  4. Если строка была очищена в ходе "Приемки" (т.е. документ принят с недостачей), она светло серая, и поля ввода сопоставления недоступны.

5.2 Автоматическое сопоставление

DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:

  1. Дозаполнить пустые (см.рис. п.1). В этом варианте система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
  2. Перезаполнить по базе сопоставлений (см.рис. п.2)

5.3 Выгрузка в учетную систему

Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в учетную систему. Это можно сделать с помощью кнопки "Сохранить и отправить" на форме документа или "Отправить" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы в статусе "Обработана калькулятором").

После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".

Приложение 1. Состояния накладных 

Накладные в системе могут быть в следующих состояниях.


СтатусИконка в списке и цвет строкиОписание статуса
Получена от поставщика
Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению".
Отправлен акт в ЕГАИС
Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему, производить сопоставление можно.
Принята покупателем
Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки".
Обработана калькулятором
Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему.
Загружена покупателю
Документ был успешно выгружен в учетную систему.
Отменена в ЕГАИС
После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа.
Аннулирована
Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов).

Приложение 2. Бизнес-процесс обработки накладных

Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru

Вы можете написать нам вопрос прямо из системы, по кнопке "Связаться с нами":



  • No labels