Версия документа: 1.0
Дата обновления инструкции: 07.04.2016
Info |
---|
Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru |
Содержание документа
Table of Contents |
---|
...
1. Вход в DocsInBox
Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru
...
На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Войти". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить перейдя по ссылке "Забыли пароль?".
2. Загрузка справочников в DocsInBox
Необходимо загрузить справочники
3. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)
DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
...
- "Принята покупателем", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
- "Отказ ЕГАИС", если пришел отказ. Отказ может прийти, если накладная была отозвана поставщиком, или возникла проблема в работе ЕГАИС. В данном случае рекомендуем обратиться в тех. поддержку за консультацией по документу.
4. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему (в iiko)
Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
4.1 Сопоставление номенклатуры
Для сопоставления необходимо открыть документ на закладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
...
Таблица накладной разделена на две части: слева данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из iiko (см.рис. п.3).
Info title Работа с номенклатурой Обратите внимание!
В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе iiko и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" из формы документа или из списка накладных.
.
При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в iiko, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.
- Заполнить количество принимаемой к учету номенклатуры (см.рис. п.4). В iiko номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в iiko сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать сама.
- Заполнить склад поступления номенклатуры в iiko (см.рис. п.5). Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей (см.рис. п.2).
Info | ||
---|---|---|
| ||
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
|
4.2 Автоматическое сопоставление
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
- Дозаполнить пустые (см.рис. п.1). В этом варианте система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
- (см.рис. п.2)
Приложение 1. Состояния накладных
Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
---|---|---|
Получена от поставщика | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". | |
Ожидание ответа ЕГАИС | Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно. | |
Принята покупателем | Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки". | |
Обработана калькулятором | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko). | |
Загружена покупателю | Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko). | |
Отказ ЕГАИС | После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. | |
Аннулирована | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
Приложение 2. Бизнес-процес обработки накладных