...
Содержание документа
| Table of Contents |
|---|
1. Вход в DocsInBox
Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru
...
Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя:
2. Загрузка справочников в DocsInBox
DocsInBox имеет справочники данных:
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы): "Столбцы". Нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов. "Напечатать". Нажав на эту кнопку можно вывести таблицу на печать или сохранить в файл. "Поиск". Введя в окно поиска запрос можно отфильтровать записи в таблице по этому значению. "Сортировка столбцов ". Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.
|
3. Получение документов от поставщика в DocsInBox
3.1 Появление новых документов
Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):
...
Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" / "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.
3.2 Дубли документов
Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DXBX-1612345-01. В этом номере:
...
На красном индикаторе на закладке "Дубликаты" отображается количество версий документа. На этой закладке расположена таблица с самими версиями документа (см.рис. п.2), из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа имеет смысл аннулировать.
3.3 Аннулирование накладной
Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":
4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)
DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР. Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на закладке: |
5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему (в iiko)
Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
5.1 Ручное сопоставление номенклатуры
Для сопоставления необходимо открыть документ на закладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
|
5.2 Автоматическое сопоставление
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
- Дозаполнить пустые (см.рис. п.1). В этом варианте система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
- (см.рис. п.2)
5.3 Выгрузка в iiko
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в iiko. Это можно сделать с помощью кнопки "Сохранить и отправить в iiko" на форме документа или "Отправить в iiko" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы, которые в статусе "Обработана калькулятором").
После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".
Приложение 1. Состояния накладных
| Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
|---|---|---|
| Получена от поставщика |  | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". |
| Ожидание ответа ЕГАИС |  | Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно. |
| Принята покупателем |  | Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки". |
| Обработана калькулятором |  | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko). |
| Загружена покупателю |  | Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko). |
| Отказ ЕГАИС |  | После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. |
| Аннулирована | | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
Приложение 2. Бизнес-процес обработки накладных
