При отправке заказа от ресторана на указанные в заказе контактные данные менеджера будут приходить оповещения поставщику.
Если контактные данные неверные и оповещения пришли не на ту почту или телефон - можно либо позвонить менеджеру ресторана, либо в DocsInBox.
Оповещение на почту
В оповещении о заказе на почту сверху письма указана информация о заказе:
- Краткий заголовок на какое число и от какого ресторана заказ
- Комментарий ресторана, если он есть
- Кнопки реагирования
- Номер заказа
- Ресторан
- Фактический адрес
- Менеджер ресторана
- Поставщик
Ниже идет таблица со списком товаров, в которой указаны номенклатура, единицы измерения, цена, кол-во заказа, сумма за конкретный товар и комментарий ресторана.
Цена может отличаться от вашей прайсовой. Это происходит из-за того, что, если ресторан сам не внес в систему прайс-лист, то цена в заказ подгрузится из накладной, которая приходила данному ресторану. Если же какой-то товар вы ранее не присылали данному ресторану, то цена будет нулевая.
Под таблицей указана ориентировочная сумма всего заказа. Также к письму прилинкован файл excel с точно такой же информацией.
Пример шаблона:
Реагирование на заказ
При отправке заказа ресторан ожидает, что получит поставку в указанный день. Ему важно, чтобы заказ приехал и поэтому он хочет знать, точно ли вы привезете все товары, которые они указали в заказе.
Поэтому после ознакомления с заказом, вам необходимо отреагировать на него - принять полностью, отказать от доставки или скорректировать, написав комментарий к нему. Для этих действий есть 3 кнопки в самом начале письма:
Если вы нажмете на кнопку "Принять заказ" или "Отклонить заказ", то появится сообщение, что ваша реакция принята. Когда заказ только отправлен вам, у него в системе статус "Отправлен поставщику". После того как вы реагируете на заказ, статус его меняется на "Принят поставщиком" или "Отказан поставщиком". Таким образом ресторан понимает, ожидать ли от вас поставки.
Если у вас есть корректировки в заказе - например, нет какого-то товара, нет нужного кол-ва или какая-то информация по доставке, то необходимо нажать на кнопку "Ответить на заказ с комментарием". Тогда откроется окно. В нем будет поле для комментария, кнопки "Принять заказ" и "Отклонить заказ", а ниже продублирован весь заказ.
Пример нового окна с возможностью оставить комментарий:
Оповещение по смс
На телефон о заказе будут приходить смс-оповещения. В сообщении будет написано от какой компании ресторана отправлен заказ и на какое число. Также в конце письма будет ссылка на информацию об этом заказе. При нажатии на нее откроется окно. В нем будет поле для комментария, кнопки "Принять заказ" и "Отклонить заказ", а ниже продублирован весь заказ.
Если вы хотите отписаться от рассылки по смс, то в самом низу открытого окна будет кнопка "Отписаться". При нажатии на нее откроется новое окно. В нем необходимо выбрать причину, по которой вы хотите отказаться от рассылки по смс и нажать на кнопку "Отписаться".
После этого оповещения о заказах будут приходить только на почту.
Работа в личном кабинете DocsInBox
Для контроля за своими заказами вы можете воспользоваться личным кабинетом. Для этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru В нем появится окно для авторизации. Если у вас нет логина и пароля, необходимо связаться с администрацией сервиса по телефону +7 (800) 555-96-79 или по электронной почте sales@docsinbox.ru
После входа в систему откроется окно со всеми заказами для поставщика, к которому у вас настроены права доступа.
Вы можете просматривать каждый заказ. На первой странице заказа общая информация о заказе: от какого ресторана на какую дату и какому поставщику заказ.
На второй странице заказа список товаров, которые хочет ресторан. Товары могут быть как в вашей номенклатуре указаны, так и в номенклатуре ресторана.
Цена может отличаться от вашей прайсовой. Это происходит из-за того, что, если ресторан сам не внес в систему прайс-лист, то цена в заказ подгрузится из накладной, которая приходила данному ресторану. Если же какой-то товар вы ранее не присылали данному ресторану, то цена будет нулевая.
Под списком товаров есть комментарий, который ресторан может вам оставить: в нем могут быть указаны товары, которые они не нашли в своей или вашей номенклатуре, а также какие-то организационные моменты, такие как время доставки или просьба созвониться перед отправкой. Вы также можете оставить ресторану комментарий. Поле для ввода вашего комментария под полем комментария ресторана.
На третьей странице заказа снова дублируется кратко общая информация о заказе. А также под ней кнопки реагирования на заказ: "Принять" и "Отказать". Если вы нажмете на кнопку "Принять заказ" или "Отклонить заказ", то обновится страница, кнопки исчезнут и изменится статус. Когда заказ только отправлен вам, у него в системе статус "Отправлен поставщику". После того как вы реагируете на заказ, статус его меняется на "Принят поставщиком" или "Отказан поставщиком". Таким образом ресторан понимает, ожидать ли от вас поставки.
