Обязательные условия для автоматического подписания документов ЭДО (УПД,УКД)

Для того, чтобы входящие УПД от контрагентов автоматически подписывались после выполнения приемки накладных в сервисе DocsInbox необходимо обязательное соблюдение нескольких условий.

Обязательные условия

1. Включенный компьютер со стабильным подключением к сети Интернет
2. Флешка с Электронной подписью, которой необходимо подписывать УПД, подключена к данному компьютеру
3. На компьютере установлены программы "Рутокен" и "Крипто Про" 
4. Включен плагин "СБИС" на данном компьютере
5. В плагине "СБИС" при помощи подписи выполнен вход в личный кабинет СБИС, в котором необходимо подписывать УПД

"Рутокен" и "Крипто Про"

Программы устанавливаются и настраиваются нашими специалистами при внедрении. Специально запускать программы не требуется, они работают постоянно, обеспечивая безопасность работы подписи.

Если вам необходимо установить или настроить какую-либо из данных программ - рекомендуем обратиться в нашу службу поддержки. Наши специалисты помогут корректно установить и настроить программы для непрерывной работы процесса обработки документов.

Настройка плагина СБИС

• Если у вас не установлен плагин СБИС, то вы можете воспользоваться инструкцией по его установке.
• Если Плагин СБИС установлен, то в нем необходимо, чтобы он был активен и в нем был выполнен вход в личный кабинет:

Чтобы проверить плагин необходимо выполнить несколько действий на вашем компьютере:

1. Справа внизу на рабочем столе нужно нажать на символ: в области уведомлений и найти иконку плагина СБИС. Если плагин активен и работает, то иконка будет синего цвета. (При неактивном плагине иконка будет серой)

2. Если иконки плагина нет, то тогда необходимо запустить его. Для этого найдите ярлык плагина на рабочем столе, в общем списке установленных программ или через поиск, если он доступен в вашей системе. Откройте плагин "от имени администратора"

3. После запуска программы убедитесь, что Плагин активен в области уведомлений (иконка должна быть синей).

4. Авторизуйтесь в плагине с помощью ЭЦП юридического лица, по которому должны обрабатываться документы.

5. После этого никаких действий с плагином производить не нужно. Необходимо оставить его в активном состоянии и продолжать работу в DocsInbox.

Существуют ли иные настройки для работы автоматического подписания?

Да, такие настройки существуют, но они производятся уже нашими сотрудниками в процессе внедрения или по необходимости сотрудниками поддержки.

Что будет если какое-то условие не выполнено?

В случае, если какое-то из данных условий не выполнено, УПД будут находиться в "режиме ожидания" подписания\отклонения после приемки накладных в сервисе DocsInbox. После того, как вы вновь выполните все условия - документы автоматически подпишутся\отклонятся согласно выполненной приемке. Никаких дополнительных действий производить для этого не нужно.

Почему всегда нужно выполнять данные условия?

Мы рекомендуем всегда выполнять данные обязательные условия, чтобы вовремя обрабатывать входящие документы от ваших контрагентов. Выполнение условий гарантирует максимально оперативное подписание, без каких-либо задержек.

Как отследить сроки окончания электронной подписи и МЧД

Для корректной и непрерывной работы автоматического подписания очень важно следить за сроками окончания действий ЭЦП и МЧД (если подписание производится ЭЦП сотрудника)

Что будет, если вовремя не обновить ЭЦП и\или МЧД?

В случае, когда ЭЦП или МЧД для подписи завершили свое действие - полностью прерывается процесс подписания документов данной подписью. Чтобы восстановить подписание - необходимо добавить новую ЭЦП/МЧД

Как проверить дату окончания ЭЦП

1. Необходимо авторизоваться в личном кабинете СБИС.
2. Перейти в раздел "Подписи" в боковом меню слева

3. Вам откроется раздел, со всеми добавленными в аккаунт ЭЦП, разделенными по организациям.

4. Откройте свою организацию

5. Найдите в списке ЭЦП ту подпись, которая используется для подписания документов

6. Вы сразу можете увидеть дату окончания действия ЭЦП и кол-во дней, оставшихся до конца срока.

Как проверить дату окончания МЧД

1. Необходимо авторизоваться в личном кабинете СБИС.
2. Перейти в раздел "Доверенности" в боковом меню слева

3. Вам откроется раздел, со всеми добавленными в аккаунт доверенностями

4. Найдите МЧД на имя сотрудника, чьей подписью должны подписываться документы

5. Справа от ФИО сотрудника будут сроки действия МЧД ("Действует с - Действует по")