Обратите внимание: в новом способе инвентаризации могут случаться небольшие расхождения с фактическим объемом в ресторане. Это ожидаемый результат, расхождение будет снижаться с каждой инвентаризацией и может объясняться, в случае проверки, тем, что в последние 24 часа был приготовлен коктейль или блюдо с использованием алкоголя.
Посмотреть видео об инвентаризации вы можете также по ссылке: https://vk.com/video-161947476_456239141?list=ln-o2JPwAdBWpt68XfUM4
При подсчете инвентаризации система опирается на расчетный остаток из раздела Остатки ЕГАИС.
Перед проведением инвентаризации нужно проверить, все ли накладные приняты, все ли акты списания отправлены, нет ли актов в статусе Акт не принят в ЕГАИС, Отменен в ЕГАИС
После этого обновить остатки на вкладке Данные - ЕГАИС - Остатки ЕГАИС по кнопке Отправить новый запрос.
Не будет списан в инвентаризации объем из марок в открытых заказах в вашей учетной системе, в открытых возвратах, перемещениях и неотправленных актах списания. Поэтому рекомендуется перед инвентаризацией проверить все ли перечисленные документы закрыты.
Как провести инвентаризацию:
- Открываем мобильное или компьютерное приложение, которое можно скачать по ссылке http://updates.dxbx.ru/DxBx.Desktop-setup-v1.9.0.exe и установить на компьютер, к которому подключен сканер. Переходим на вкладку Еще. Нажимаем на кнопку Сделать/дооформить инвентаризацию. В приложении DocsInBox - это вкладка Акты - Инвентаризация
или 
2. После перехода в инвентаризацию нажимаем на значок Бутылки и сканируем весь алкоголь, который есть в ресторане/ на складе.
Внимание: нужно сканировать все бутылки, в которых есть алкоголь, не только закрытые.
Бутылки из "Торгового зала" также нужно отсканировать, если в них есть алкоголь. Убирать их из "Торгового зала" при этом не нужно.
Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк.
То есть один создаёт его сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве.
3. После сканирования в окне сформируется список всех отсканированных бутылок. После окончания сканирования нажимаем на кнопку "Отправить" в нижней части экрана.
4. После этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru, ввести свои логин и пароль, зайти в раздел Бланки.
5. Находим в списке новый бланк инвентаризации, открываем его.
Бланк содержит информацию обо всех отсканированных бутылках. По каждому наименованию есть информация — Расчетный остаток (сколько доступно бутылок на вашем балансе в системе) и Отсканировано (то, что есть физически в ресторане).
6. В нижней части нажимаем на кнопку Списать излишки.
При нажатии "Списать излишки" будет предложено 2 варианта списания:
- Сформировать полную инвентаризацию
- Сформировать позиционную инвентаризацию
При выборе "Сформировать полную инвентаризацию" списание будет происходить по всем остаткам ЕГАИС ресторана.
При выборе "Сформировать позиционную инвентаризацию" списание будет происходить только по тем позициям, которые совпадают с отсканированными по алкокоду. То есть, с помощью этой функции вы можете произвести инвентаризацию только по конкретным позициям, например только по позиции "Водка Беленькая".
После нажатия формируется акт списания с основанием "Приготовление".
По итогам инвентаризации будут списаны излишки объема по алкокодам, которые участвовали в инвентаризации. В первую очередь будут списаны бутылки с минимальным количеством мл., а затем списываться будут мл. из бутылок в порядке их попадания на ваши "Остатки ЕГАИС".
В упрощенном виде графическая схема расчетов представлена внизу страницы и даны разъяснения в формате видео.
Вы можете также посмотреть видео по ссылке: https://vk.com/video-161947476_456239139?list=ln-vNCafpXZIjCSjbhOPz
В качестве примера расчетов представим, что вы проводите позиционную инвентаризацию по позиции "Водка Беленькая". Происходить все будет следующим образом:
1) Вы отсканировали в бланк инвентаризации 2 имеющихся у вас бутылки "Водка Беленькая" с марками 1 и 2. Каждая бутылка имеет объем 0.5 л. В таком случае, наша система принимает за максимальное значение мл., которое может быть сейчас в вашем ресторане по этой позиции за 1000 мл. (2*0.5 л), даже если из этих бутылок были списания ранее.
2) На момент инвентаризации на остатках ЕГАИС находятся 4 бутылки с суммарным объемом 1700 мл., с марками 1 (0,5 л.) 3 (0.5 л.), 4 (0.4 л.) и 5 (0.3 л.). Суммарное значение отображается в разделе "Остатки ЕГАИС" в столбце "Расчетный остаток (мл.)" в строке с соответствующим алкокодом.
После того, как вы нажимаете кнопку "Сформировать позиционную инвентаризацию" создается акт списания в котором мы списываем разницу между значением из пункта 2) и значением из пункта 1), которые описаны ранее.
Списания происходят в такой последовательности:
В первую очередь, списывается объем из неотсканированных бутылок с минимальным количеством мл. по алкокоду позиции "Водка Беленькая".
Если объема не хватило, то списывается объем из вскрытых бутылок с минимальным количеством мл. по алкокоду позиции "Водка Беленькая".
Если и этого недостаточно, то списывается объем из невскрытых бутылок по алкокоду позиции "Водка Беленькая", в порядке поступления бутылок на ваши остатки ЕГАИС.
В рассматриваемом примере будут списаны 700 мл. из марок 4 и 5, в первую очередь будут списаны мл. из 5 марки, поскольку в ней минимальный объем мл. на остатках ЕГАИС. При этом в ресторане останутся бутылки с марками 1 и 2, а на остатках ЕГАИС 1 и 3, то есть произойдет пересорт марок. Поскольку общий объем по маркам с этим алкокодом будет корректным, это не является нарушением.
Не будет списан в инвентаризации объем из марок в открытых заказах в вашей учетной системе, в открытых возвратах, перемещениях и неотправленных актах списания. Поэтому рекомендуется перед инвентаризацией проверить все ли перечисленные документы закрыты.
При инвентаризации могут возникать частные случаи:
1) Если в ходе инвентаризации вы обнаруживаете, что фактическое количество алкоголя у вас превышает количество в "Остатки ЕГАИС", то вам необходимо устранить разницу любыми удобными способами: например, лишний объем можно вылить. Использовать его для реализации нельзя.
2) Если вы ранее использовали бутылки для приготовления заготовок и у вас уже нет возможности отсканировать марки с них, то такой алкоголь будет списан при инвентаризации. Рекомендуем максимально реализовывать такие настойки до проведения инвентаризации или сохранять фото марок, которые были использованы в приготовлении, перед тем как выбрасывать бутылки.
Когда вы готовы - нажмите на "Отправить в ЕГАИС".
Графическое представление расчетов на примере позиционной инвентаризации по позиции "Водка Беленькая"
