Накладные загружаются в систему DocsInBox автоматически при отправке поставщиком.

Вы можете осуществлять приемку накладных  на сайте dxbx.ru и через мобильное приложение DocsInBox.

Приемка ЮЗЭДО накладных через сайт

  • Для приемки накладных перейдите в DocsInBox и войдите в систему.
  • В меню слева раскрыть категорию “Данные” и перейти во вкладку “Накладные ЮЗЭДО



  • Чтобы добавить столбцы нажмите на кнопку “Столбцы

  • Затем поставьте галочку рядом с нужными пунктами.
  • Мы рекомендуем подключить столбцы:

      • Дата
      • Имеется маркированная продукция
  • Вы можете настраивать любые нужные вам столбцы и редактировать их видимость в любой момент с помощью данной настройки.



Обязательно нажмите кнопку “Применить” внизу, чтобы добавить выбранные столбцы.


Все непринятые накладные будут отображены со статусом приемки "Ожидает приёмки". 

Необходимо, чтобы обязательно были обработаны те, накладные у которых указан Номер УПД. Это означает, что УПД от поставщика получен и связан с накладной.

УПД не будет обработан и подписан, пока не сделана приемка накладной


  • Для приемки накладной необходимо её открыть и перейти на вкладку "Приемка"

  • Необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол. факт

При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика . Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить.

  •  Документ можно сохранить с исправленным фактическим количеством и закрыть без принятия, чтобы, например, уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки, нажмите "Сохранить".

  • Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки. Возможно три варианта приемки документов:
    1. Документ можно принять полностью без изменения количества по кнопке "Принять полностью".
    2. Если по факту пришло меньше или больше товара, чем в документе, то необходимо внести эти изменения в таблицу и нажать "Принять с расхождением".
    3. Также можно полностью "Отказать в приемке" накладной. (Но при этом статус УПД в СБИС не поменяется, УПД будет ожидать "Утверждения")

  • После совершения приемки ответ по данной накладной уходит поставщику, а УПД уйдет на обработку в СБИС.

В накладной вы можете встретить предупреждение “В поставке есть непринятые позиции” - что оно означает и что с ним делать описано в статье Доприёмка накладной

  • Также необходимо обращать внимание на статус подписания.
  • Нажмите на кнопку “Не выбрано” под фильтром “Статус подписания

  • В раскрывшемся списке выберете один из интересующих вас статусов подписания УПД:

Подробнее, что означает каждый из статусов подписания УПД вы можете узнать в нашей инструкции: Статусы подписания: что они означают, что делать в случае ошибки подписания

  • В таблице автоматически будут отображены только те УПД, которые находятся в выбранных вами статусах.
    • Когда УПД в СБИС будет подписан, статус подписания будет "Подписан"

    • Если накладная более ~40 минут находится в статусе "Отправлен на подписание" - Это означает, что подпись находится не в активном состоянии  и/или не открыт плагин СБИС. Вы можете воспользоваться нашей инструкцией, которая поможет решить данную проблему: УПД "Отправлен на подписание" долгое время, что делать?


    • Если накладная находится в статусе "Ошибка подписания" - необходимо обратиться в тех.поддержку.



Приемка ЮЗЭДО накладных с помощью приложения DxBx

  • Для начала установите приложение

Актуальная версия приложения: в App Store и Google Play (приложение APK также отдельно можно скачать по клику DocsInBox-1.21.0.apk)

  • Авторизуйтесь в приложении .
  • Выберете необходимую для приемки накладную.

  • Проставьте фактическое количество товара, которое вы получили от поставщика.
  • Нажмите кнопку "Принять".
  • Вам будет необходимо подтвердить приемку накладной, нажав "ДА".

Работа с номенклатурой

В DocsInBox новая номенклатура, склады и контрагенты не создаются и не редактируются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox .

    • При работе с учетными системами IIKO и SHзагрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" прямо в накладной.
    • При работе с  нужно в файле-обработчике нажать кнопку "Обновить справочники"
    • В обработчике Tillypad нажать кнопку "Выгрузка справочников"
    • В QuikResto зайти в нужный справочник и нажать кнопку "Экспорт в DocsInBox "


При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике вашей  учетной системы, затем загрузите в DocsInBox и после этого проводите сопоставление в накладной.

Загрузить новую номенклатуру в систему DocsInBox

Вам будет необходимо проделать следующие шаги:

  • В меню слева раскрыть категорию “Данные” и перейти во вкладку "Накладные" или "Накладные ЮЗЭДО" 
  • нажмите на кнопку "Импорт" → "Импорт справочников" в списке документов.


Ручное сопоставление номенклатуры

  • В самом начале работы с системой DocsInBox  необходимо провести сопоставление номенклатуры поставщика с номенклатурой этого товара в ресторане. 
  • Также сопоставление нужно будет делать при появлении новой позиции номенклатуры.
  • Для сопоставления необходимо открыть накладную на вкладке "Сопоставление"
  • Таблица накладной разделена на две части: слева - данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
    1. Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы. Просто начните вводить название номенклатуры из вашей УС в данное поле.
    2. Заполнить количество или коэффициент. В вашей учетной системе номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в учетную систему сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать количество сама.
    3. Заполнить склад поступления товара в учетную систему . Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей. В одной накладной можно указывать только одинаковый склад для все строк, либо склады одного подразделения (при выгрузке в iiko)
    4. Заполнить контрагента из учетной системы. В данное поле нужно внести название поставщика, как он заведён в вашей УС.

  • После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в учетную систему.
  • Если по накладной была осуществлена приёмка, а все поля сопоставились автоматически, на основании предыдущих сопоставлений, то накладная сменит статус на "Обработана калькулятором" сразу после приёмки.

Автоматическое сопоставление номенклатуры

DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов.


Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную.

Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:

  • Дозаполнить пустые - система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
  • Перезаполнить по базе сопоставлений - система перезаполнит все позиции.

Выгрузка в учетную систему

Полностью сопоставленную накладную можно выгрузить в учетную систему.

При работе с IIKO или SH:

  • Для выгрузки накладной нажмите кнопку "Сохранить и отправить" на форме документа или "Отправить" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные накладные в статусе "Обработана калькулятором").

    При работе с 1С:

  • Необходимо нажать кнопку "Загрузить накладные" в файле-обработчике.

    В обработчике Tillypad:

  • нажать кнопку "Загрузка накладных".

    В QuikResto

  • Зайти в нужный справочник и нажать кнопку "Импорт накладных".

Желаем успешной работы!thumbs up smiling face with heart-eyes 
В случае если у вас возникнут трудности или вопросы, обращайтесь в службу технической поддержки DocsInBox :

телефон: +7 800-600-96-47
чат на сайте https://dxbx.ru/ — нажмите на кнопку «Поддержка» в верхней части экрана, а затем выберите пункт «Написать в поддержку».



  • No labels