Управление сотрудниками

На этой странице описана работа с разделом «Управление сотрудниками».

Раздел «Управление сотрудниками» в DocsInBox — это инструмент для контроля доступа пользователей к торговым точкам и назначения им ролей. Найти его можно в блоке «Настройки» или по ссылке: https://dxbx.ru/fe/employees-management

В этом разделе можно создавать новых сотрудников, управлять текущими и редактировать их права.

Доступ к разделу имеют только пользователи, указанные в поле «Администраторы организации». Они могут добавлять или удалять других администраторов.

Для добавления нужно нажать на поле, начать вводить имя, номер телефона или электронную почту пользователя и выбрать нужного из выпадающего списка.

Для удаления администратора нужно нажать на крест справа от нужного пользователя.

В поиске можно найти точки на которых нужно добавить или отредактировать пользователей, применяя фильтры: по названию точки, числу сотрудников или данным конкретного пользователя. Переход к настройкам осуществляется нажатием на название точки.

В карточке точки отображаются все сотрудники с доступом к ней. Видны их ФИО, телефон, почта и роли. Здесь же можно отфильтровать список и добавить нового сотрудника. При добавлении важно указывать номер телефона, зарегистрированный в РФ. Если сотрудник уже зарегистрирован в другой организации, изменить его данные нельзя — только через техподдержку.

Роли пользователей задают их функциональность, от приёмки накладных и инвентаризации до работы с ЕГАИС и формирования заказов. Подробнее про роли пользователей можно прочесть в статье: Роли пользователей DocsInBox

Редактирование сотрудника доступно только если он привязан к одной организации. В противном случае потребуется помощь техподдержки. Удалить доступ можно через кнопку «Удалить сотрудника», выбрав точки, к которым он больше не должен иметь доступ.

Подробнее о разделах можно прочесть в блоках ниже.

Начало работы

Для начала работы с организацией, перейдите в раздел «Управление сотрудниками», нажмите на строку «Организация» и выберите нужную из выпадающего списка.

Управление доступом к разделу

В поле «Администраторы организации» перечислены все пользователи, которые имеют доступ к разделу.

Администратор организации имеет доступ только к тем точкам, которые внесены в его профиль доступа.

Любой пользователь, который находится в списке «Администраторы организации», может добавлять и удалять пользователей из списка.

Для добавления нового пользователя в список, нажмите на пустое пространство и начните вводить любой из идентификаторов существующего пользователя: фамилию, имя, номер телефона или почту. Из выпадающего списка нужно будет выбрать нужного.

Для удаления пользователя из списка, нажмите на крест справа на плашке пользователя.

Поиск

По умолчанию, выводятся точки к которым имеет доступ пользователь, зашедший в раздел.

Если необходимо отфильтровать их, можно нажать на кнопку «Фильтры и сортировка» и выбрать удобные фильтры.

Фильтр «Сортировка» включает в себя фильтрацию по:

• Названию точки — от А до Я и от Я до А.

• Количество сотрудников — по возрастанию и по убыванию

Фильтр «Поиск торговой точки» позволяет найти конкретную точку из организации к которой имеет доступ пользователь, зашедший в раздел. Для этого нужно нажать на строку и начать вводить название точки, её ИНН или КПП, а затем выбрать нужную точку из выпадающего списка.

Фильтр «Сотрудник» позволяет найти точки, к которым у сотрудника есть доступ. Для этого нужно нажать на строку и начать вводить имя, фамилию, телефон или e-mail пользователя.

Чтобы перейти в настройки найденной точки, нужно нажать на её название в столбце «Наименование торговой точки».

Список сотрудников точки

После нажатия на название интересующей точки, происходит переход в список сотрудников, имеющих к ней доступ.

В строке «Имя» указывается фамилия и имя пользователя.

В строке «Телефон» указан телефон пользователя.

В строке «Email» указана электронная почта сотрудника.

В строке «Роли» указывается роли, которыми обладает сотрудник.

При необходимости, можно отфильтровать список нажав на «Фильтры и сортировка» и настроив нужные фильтры.

Создание сотрудника

Находясь на странице списка сотрудников точки, нажмите «Добавить сотрудника» и заполните обязательные поля. Обязательные поля отмечены "*".

В поле «Телефон» обязательно нужно указывать номер телефона, зарегистрированный в РФ.

Если пользователь с этим номером телефона уже зарегистрирован, автоматически заполнятся все остальные пункты. 

Если зарегистрированный пользователь имеет доступ к другой организации, редактировать его будет нельзя. 

В поле «Роли» для выбора доступны:

Роль «Приемка накладных» — позволяет принимать накладные на сайте и в мобильном приложении. Обычно нужна барменам и кладовщикам.

Роль «Бармен» — позволяет создавать бланки возврата, перемещения и инвентаризации, а также пользоваться функцией «Прочие списания» в мобильном приложении. Обычно нужна барменам.

Роль «Калькулятор» — позволяет выполнять большинство действий в DocsInBox:

• Приемка накладных;

• Сопоставление товаров в накладной;

• Выгрузка накладных в систему учета;

• Формирование заказов;

• Получение системных уведомлений и отчетов по контролю цен;

• Формировать и отправлять документы в ЕГАИС;

• Создание декларации;

• Гашение ВСД и формирование возвратных ВСД;

• Удаление чеков в статусе «Ошибка».

Обычно нужна калькуляторам, бухгалтерам, директору, товароведам.

Роль «Управляющий ресторана» — позволяет выполнять администраторские функции:

• Приемка накладных;

• Выгрузка накладных в систему учета;

• Формирование заказов;

• Получение системных уведомлений и отчетов по контролю цен;

• Просмотр списка пользователей в рамках компании;

Обратите внимание, работа в мобильном приложении и сопоставление номенклатур в накладных только с этой ролью недоступны — нужно назначать дополнительные роли.

Обычно роль нужна управляющему или бармену.

Роль «Менеджер графика заказов» — позволяет отправлять заказы вне графика.

Роль «Закупщик» — позволяет создавать заказы на сайте и в мобильном приложении.

Обычно роль нужна закупщикам и товароведам.

Роль «Ответственный ВЕГАИС» — позволяет полный доступ к функционалу ВСД в DocsInBox.

Обычно нужна калькуляторам.

После заполнения нажмите «Добавить сотрудника».

Редактирование сотрудника

Находясь на странице списка сотрудников точки, нажмите на имя нужного сотрудника в столбце «Имя».

Если сотрудник имеет доступ только к точкам в одной организации, все поля будут доступны для редактирования.

Если сотрудник имеет доступ к точкам разных организаций, редактировать его будет нельзя.

Кнопка «Удалить сотрудника» позволяет убрать доступ у сотрудника сразу со всех точек, к которым есть доступ у администратора организации.

В таблице указаны точки, которые относятся к организации.

В столбце «Доступ» можно отмечать к каким точкам он будет иметь доступ и убирать его.