Версия документа: 2.0
Дата обновления инструкции: 07.04.2016
Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru
Вы можете написать нам вопрос прямо из системы, выбрав пункт "Помощь" / "Связаться с нами":
Содержание документа
1. Вход в DocsInBox
Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru
О браузерах
Мы рекомендуем использовать последние версии самых распространенных браузеров:
Google Chrome
Mozilla Firefox
Microsoft Internet Explorer
Другие браузеры максимально поддерживаются, но работа всей функциональности с ними не гарантируется.
Используйте браузер в обычном режиме, в приватном ("частном", "инкогнито") работать будет не все, и система сообщит вам об этом при входе.
На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите "Войти". Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить перейдя по ссылке "Забыли пароль?".
Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя:
2. Загрузка справочников в DocsInBox
DocsInBox имеет справочники данных:
- Компании и Юридические лица
Содержат данные компаний и их юридических лиц. Заполняется операторами сервиса при подключении новых участников обмена документами. - Контрагенты, Номенклатура, Склады
Содержат данные конкретного юридического лица. Необходимы для сопоставления с данными входящих документов для импорта в учетную систему (в iiko) в терминах покупателя. Эти справочники могут быть только импортированы из iiko и не редактируются в DocsInBox.
Для импорта справочников нажмите на кнопку "Импорт" / "Импорт справочников" в списке документов (также кнопка импорта есть на форме самой накладной):
Прогресс-бар любого процесса
При запуске любого процесса в правом верхнем углу появляется окно с прогресс-барами:
Процессами являются: импорт справочников из iiko, импорт документов из ЕГАИС, выгрузка документов в iiko и другие. Пока процесс выполняется на индикаторе горит количество незавершенных процессов. Если все процессы завершаются успешно, на индикаторе загорается "0". Индикатор прогресс-бара можно раскрыть и увидеть текущие процессы и их статусы, и статусы завершения процессов:
В случае, если процесс завершается с ошибкой прогресс-бар раскрывается автоматически и на нем отображается ошибка завершения.
Работа с таблицей
При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы):
"Столбцы". Нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов.
"Напечатать". Нажав на эту кнопку можно вывести таблицу на печать или сохранить в файл.
"Поиск". Введя в окно поиска запрос можно отфильтровать записи в таблице по этому значению.
"Сортировка столбцов ". Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.
3. Получение документов от поставщика в DocsInBox
3.1 Появление новых документов
Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):
- из своих 1С систем с помощью модуля выгрузки из 1С;
- к нам на электронную почту в виде файлов;
- с помощью системы ЕГАИС;
- из своих учетных систем, используя собственные модули выгрузки и наше API.
Если у вас есть файл накладной, в формате поддерживаемом DocsInBox (например, ТОРГ12 в MS Excel), вы можете попробовать его загрузить самостоятельно. Для этого в списке накладных нажмите кнопку "Импорт" / "Импорт накладной из файла". Если импорт завершится с ошибкой, свяжитесь с нами - мы постараемся вам помочь.
3.2 Дубли документов
Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный "Внутренний номер" в формате: DXBX-1612345-01. В этом номере:
- DXBX - это код нашей системы. При выгрузке в iiko показывает вам, что документ пришел из DocsInBox.
- 16 - это год появления документа в системе.
- 12345 - это номер накладной в пределах вашего ЮрЛица и года.
- 01 - это версия этой конкретной накладной.
Версии документов
Версия определяется по совокупности параметров Контрагент - Дата входящего документа - Номер входящего документа.
Одинаковые документы мы дважды не загружаем (например, если при второй попытке загрузки этого документа у него и сумма такая же, по всей видимости поставщик отправляет документ второй раз по ошибке).
Накладные ЕГАИС не поддерживают версии, т.к. они могут быть загружены только один раз. Если в документе ЕГАИС возникла проблема и его надо переделать, то ФСРАР требует отказать и аннулировать текущий документ и сделать совсем новый другой.
Но для продуктовых документов, после вычерков, исправлений и ваших обсуждений с поставщиком, может появиться несколько новых версий документа (например, с новым количеством строк и другой суммой, но под тем же номером и датой).
В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:
В этом примере документ имеет одинаковые дату и номер (и разумеется поставщика) (см.рис. п.1), но разные суммы (см.рис. п.3). Понять, что это версии одного документа можно по его внутреннему номеру (см.рис. п.2):
- у него одинаковая первая часть "DXBX-1600036"
- разные номера версий в конце "-01" и "-02"
На форме самой накладной также отображается индикатор, что у документа есть дубли (см.рис. п.1):
На красном индикаторе на закладке "Дубликаты" отображается количество версий документа. На этой закладке расположена таблица с самими версиями документа (см.рис. п.2), из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа имеет смысл аннулировать.
3.3 Аннулирование накладной
Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку "Аннулировать и закрыть":
4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)
DocsInBox позволяет осуществлять "приемку" накладных. Это необходимо делать в течении трех суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
Для приемки документов войдите в систему и откройте закладку "Накладные" - "Получена от поставщика" (или "Приемка накладных") (см.рис. п.1):
Документы загружаются в систему переодически автоматически. При необходимости можно нажать на кнопку "ЕГАИС" (см.рис. п.2), чтобы запустить процедуру получения документов из ЕГАИС. Это позволит убедиться, что на текущий момент все накладные загружены в DocsInBox. Все непринятые накладные отобразятся в данном списке в статусе "Получена от поставщика". Статус накладной "Получена от поставщика" обозначается иконкой вопроса в первом столбце таблицы (см.рис. п.3).
Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку "Приемка" (п.1):
Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец "Кол.факт" (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец "Кол.пост."). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите "Сохранить".
Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:
- Документ можно принять полностью без изменения количеств.
- Если по факту пришло меньше товара, чем в документе, то необходимо внести эти изменения в таблицу и нажать "Принять с недостачей".
- Также можно полностью отказать в приемке документа.
Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.
После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура "Приемка". В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка ответа в ЕГАИС. В документе будет зафиксирована таблица с фактическими количествами, статус приемки, дата приемки и приемщик:
Если накладная не ЕГАИС, она будет принята сразу и будет установлен статус "Принята покупателем". Если накладная - ЕГАИС, будет отправлен ответ в ЕГАИС и установлен статус "Ожидание ответа ЕГАИС". Обычно ЕГАИС отвечает в течении нескольких минут. Ответы ЕГАИС обрабатываются автоматически, а также можно нажать кнопку "ЕГАИС" в списке накладных, чтобы загрузить ответы вручную. После получения ответа документу ЕГАИС будет установлен статус:
- "Принята покупателем", если пришло положительное подтверждение из ЕГАИС.
- "Отказ ЕГАИС", если пришел отказ. Отказ может прийти, если накладная была отозвана поставщиком, или возникла проблема в работе ЕГАИС. В данном случае рекомендуем обратиться в тех. поддержку за консультацией по документу.
Проверка ЕГАИС
Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР.
Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на закладке:
5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему (в iiko)
Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура "Приемки" желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
5.1 Ручное сопоставление номенклатуры
Для сопоставления необходимо открыть документ на закладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
Таблица накладной разделена на две части: слева данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из iiko (см.рис. п.3).
Работа с номенклатурой
Обратите внимание!
В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе iiko и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" из формы документа или из списка накладных.
При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в iiko, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.
- Заполнить количество принимаемой к учету номенклатуры (см.рис. п.4). В iiko номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в iiko сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать сама.
- Заполнить склад поступления номенклатуры в iiko (см.рис. п.5). Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей (см.рис. п.2).
После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в iiko.
Цветовое выделение строк таблицы
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
- Если строка полностью сопоставлена, она обычного серого цвета.
- Если строка была сопоставлена в ходе автоматической процедуры и не проверена пользователем - она желтая. На такие строки можно обратить внимание для проверки. После сохранения документа, такие строки станут серыми.
- Если строка не полностью заполнена, она выделяется красным.
- Если строка была очищена в ходе "Приемки" (т.е. документ принят с недостачей), она светло серая, и поля ввода сопоставления недоступны.
5.2 Автоматическое сопоставление
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
- Дозаполнить пустые (см.рис. п.1). В этом варианте система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
- (см.рис. п.2)
5.3 Выгрузка в iiko
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в iiko. Это можно сделать с помощью кнопки "Сохранить и отправить в iiko" на форме документа или "Отправить в iiko" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы, которые в статусе "Обработана калькулятором").
После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".
Приложение 1. Состояния накладных
Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
---|---|---|
Получена от поставщика | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру "Приемки" или сразу перейти к "Сопоставлению". | |
Ожидание ответа ЕГАИС | Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры "Приемки" (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры "Приемки" документ висит в статусе "Ожидание ответа ЕГАИС" и его нельзя загрузить в учетную систему (в iiko), производить сопоставление можно. | |
Принята покупателем | Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры "Приемки". | |
Обработана калькулятором | Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему (в iiko). | |
Загружена покупателю | Документ был успешно выгружен в учетную систему (в iiko). | |
Отказ ЕГАИС | После процесса "Ожидание ответа ЕГАИС" из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. | |
Аннулирована | Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в "архив" системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры "Приемки" (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
Приложение 2. Бизнес-процес обработки накладных