Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки, если нужно выгрузить количество товара равное количеству в столбце "Кол. до приемки". Но если в ресторане используется процедура "Приемки", желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
Загрузка справочников в DocsInBox
Для начала необходимо загрузить в DocsInBox из учетной системы (Iiko, SH, 1С, Quick Resto, TILLYPAD) следующие справочники: Контрагенты, Номенклатура, Склады.
Работа с номенклатурой
Обратите внимание!
В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются и не редактируются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" прямо в накладной при работе с учетными системами IIKO и SH, при работе с 1С нужно в файле-обработчике нажать кнопку "Обновить справочники", в обработчике Tillypad нажать кнопку "Выгрузка справочников", в QuikResto зайти в нужный справочник и нажать кнопку "Экспорт в Docsinbox"
При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в учетной системе, потом загрузите в DocsInBox и только потом проводите сопоставление.
Для импорта справочников нажмите на кнопку "Импорт" → "Импорт справочников" в списке документов.
Также кнопка импорта есть на вкладке "Сопоставление" в самой накладной:
Для Tillypad:
В приложении Docsinbox: Ресторан нажмите на "Выгрузка справочников"
Для Quick Resto:
Ручное сопоставление номенклатуры
При первом получении товара с новым названием, или от нового поставщика, необходимо провести сопоставление товара поставщика с номенклатурой этого товара в ресторане вручную. Также сопоставление нужно будет делать при появлении нового товара.
Для сопоставления необходимо открыть документ на вкладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
Таблица накладной разделена на две части: слева - данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы (см.рис. п.2). Просто начните вводить название номенклатуры из вашей УС в данное поле.
- Заполнить количество или коэффициент (см.рис. п.3). В вашей учетной системе номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в учетную систему сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать количество сама.
- Заполнить склад поступления товара в учетную систему (см.рис. п.4). Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей (см.рис. п.5). В одной накладной можно указывать только одинаковый склад для всех строк, либо склады одного подразделения (при выгрузке в iiko)
- Заполнить контрагента из учетной системы (см.рис. п.6). В данное поле нужно внести название поставщика, как он заведён в вашей УС.
После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в учетную систему.
Если по накладной была осуществлена приёмка, а все поля сопоставились автоматически, на основании предыдущих сопоставлений, то накладная сменит статус на "Обработана калькулятором" сразу после приёмки.
Цветовое выделение строк таблицы
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
- Если строка полностью сопоставлена, она обычного серого цвета.
- Если строка была сопоставлена в ходе автоматической процедуры и не проверена пользователем - она желтая. На такие строки можно обратить внимание для проверки. После сохранения документа, такие строки станут серыми.
- Если строка не полностью заполнена, она выделяется красным.
- Если строка была очищена в ходе "Приемки" (т.е. документ принят с недостачей), она светло серая, и поля ввода сопоставления недоступны.
Автоматическое сопоставление номенклатуры
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
- Дозаполнить пустые - система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
- Перезаполнить по базе сопоставлений - система перезаполнит все позиции.
Выгрузка в учетную систему
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в учетную систему.
При работе с IIKO или SH:
для выгрузки накладной нажмите кнопку "Сохранить и отправить" на форме документа или "Отправить" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы в статусе "Обработана калькулятором").
При работе с 1С:
В обработчике 1С нужно нажать кнопку "Загрузить накладные"
После выгрузки документу устанавливается статус "Загружено покупателю".
При работе с TillyPad:
В приложении Docsinbox: Ресторан нажмите на "Загрузка накладных"
При работе с Quick Resto:
Для Мой Кассир:
- Провести сопоставление в накладных на dxbx.ru, документ должен иметь статус "Обработано калькулятором";
- Зайти во Входящие документы, выбрать склад, на который будет оприходована накладная, нажать на кнопку Загрузить данные;
После этого в списке появятся накладные, которые имеют статус "Обработано калькулятором". Чтобы записать накладную в систему, нажмите рядом с ней на кнопку "Провести".
После этого накладная попадет в систему и появится во вкладке "Журнал документов", а товары из нее попадут на складские остатки.