Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки, если нужно выгрузить количество товара равное количеству в столбце "Кол. до приемки". Но если в ресторане используется процедура "Приемки", желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
Работа с номенклатурой
В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются и не редактируются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой "Импорт справочников" прямо в накладной при работе с учетными системами IIKO и SH.
При работе с 1С нужно в файле-обработчике нажать кнопку "Обновить справочники", в обработчике Tillypad нажать кнопку "Выгрузка справочников", в QuikResto зайти в нужный справочник и нажать кнопку "Экспорт в Docsinbox"
При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в учетной системе, потом загрузите в DocsInBox и только потом проводите сопоставление.
Для импорта справочников нажмите на кнопку "Импорт" → "Импорт справочников" в списке документов.
Также кнопка импорта есть на вкладке "Сопоставление" в самой накладной:
Ручное сопоставление номенклатуры
В самом начале работы с системой необходимо провести сопоставление товара поставщика с номенклатурой этого товара в ресторане. Также сопоставление нужно будет делать при появлении нового товара.
Для сопоставления необходимо открыть документ на вкладке "Сопоставление" (см.рис. п.1):
Таблица накладной разделена на две части: слева - данные поставщика, справа - данные ресторана. Для сопоставления необходимо заполнить правую часть таблицы:
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы. Просто начните вводить название номенклатуры из вашей УС в данное поле.
- Заполнить количество или коэффициент. В вашей учетной системе номенклатура может храниться в других единицах измерения, чем пришла от поставщика (например в литрах, а не в бутылках; в кг, а не в пачках и т.п.). Для того, чтобы выгрузить в учетную систему сразу необходимое количество, нужно его заполнить при сопоставлении. Система сохранит коэффициент пересчета данной связки номенклатур, и в дальнейшем будет пересчитывать количество сама.
- Заполнить склад поступления товара в учетную систему . Склад сохранится для данной номенклатуры и будет в дальнейшем подставляться в таблицу сам. Для документа можно заполнить склад сразу для всех строк. Для этого выберите склад в специальном поле над таблицей. В одной накладной можно указывать только одинаковый склад для все строк, либо склады одного подразделения (при выгрузке в iiko)
- Заполнить контрагента из учетной системы. В данное поле нужно внести название поставщика, как он заведён в вашей УС.
После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус "Обработана калькулятором" и документ готов к выгрузке в учетную систему.
Если по накладной была осуществлена приёмка, а все поля сопоставились автоматически, на основании предыдущих сопоставлений, то накладная сменит статус на "Обработана калькулятором" сразу после приёмки.
Автоматическое сопоставление номенклатуры
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку "Автозаполнение". Возможно два варианта автоматического сопоставления:
- Дозаполнить пустые - система заполнит по данным базы все пустые ячейки таблицы, и не будет изменять введенные ранее значения.
- Перезаполнить по базе сопоставлений - система перезаполнит все позиции.
Выгрузка в учетную систему
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в учетную систему.
При работе с IIKO или SH:
для выгрузки накладной нажмите кнопку "Сохранить и отправить" на форме документа или "Отправить" из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы в статусе "Обработана калькулятором").
При работе с 1С нужно в файле-обработчике нажать кнопку "Загрузить накладные".
В обработчике Tillypad нажать кнопку "Загрузка накладных".
В QuikResto зайти в нужный справочник и нажать кнопку "Импорт накладных".
